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Einfacher digitalisieren mit DMS

Unternehmen, die im Geschäftsleben bestehen wollen, müssen ihre Strukturen an den technischen Wandel anpassen. Was anfangs oft wie eine Mammutaufgabe aussieht, kann sich schnell als Chance entpuppen. Im Zentrum steht dabei immer ein gescheites Dokumentenmanagementsystem (DMS), mit dem digitale oder digitalisierte Dokumente mittels einer Datenbank verwaltet werden. Statt in Papierbergen oder haptischen Ordnern findet der Anwender alle Dokumente über eine Software, die die Daten gleichzeitig organisiert. 

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Privat macht uns moderne Technologie zumeist großen Spaß. In einem atemberaubenden Tempo werden die Geräte und auch die dazugehörigen Programme immer besser. Auch im Beruf bereiten uns Hilfsmittel wie das digitale Meeting oder online verfügbare Projekte, an denen man mühelos an unterschiedlichen Orten der Welt gleichzeitig arbeiten kann, viel Vergnügen. Doch sobald es an administrative Aufgaben geht, an einen modernen Umgang mit den Aktenbergen, die in den Büros stehen, als wären sie unumstößliche Möbelstücke, ist die Freude an einer Digitalisierung der Abläufe schon wesentlich kleiner. Dabei bringt genau dies im Zusammenspiel mit einer intelligenten Automatisierung eine deutliche Erleichterung, ein angenehmeres Arbeiten und am Ende des Tages sogar bares Geld. Das alles entscheidende Stichwort: Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS.

Einen allgemeinen Überblick zum Thema Digitalisierung und Digitale Transformation erhalten Sie hier, in diesem White Paper, das Sie sich kostenlos herunterladen können.

(Bild: Getty Images/Xavier Arnau)

Woran hapert es?

Wäre es nicht wunderbar, wenn Sie, anstatt in Aktenordnern zu wühlen, einfach ein Stichwort in eine Suchmaske eintippen und sofort alle relevanten Ergebnisse auf einen Blick erhalten könnten? Und zugleich mögliche Weiterverarbeitungsoptionen? Laut einer Studie von Tata Consultancy und Bitkom Research standen bereits im Jahr 2017 knapp drei Viertel der Unternehmen einer Digitalisierung der firmeneigenen Abläufe positiv gegenüber. Doch Bremsblöcke, wie vermeintlich zu hohe Anforderungen an die IT-Sicherheit, unzureichende Impulse der Geschäftsführung oder zu zeitraubende Entscheidungsabläufe sind nach wie vor die größten Hemmschuhe für eine konsequente Umsetzung. Und ja, auch viele Mitarbeiter haben noch Bedenken, was einen digitalen Wandel am Arbeitsplatz angeht.

(Bild: Getty Images/Fotograf)

Die Vorteile

Normalerweise würde man sagen: Die Vorteile liegen auf der Hand, doch nimmt man dies sprichwörtlich, flackern sie wohl eher auf einem Bildschirm vor unseren Augen. Denn auch wenn die Implementierung eines DMS einen gewissen Anfangsaufwand erfordert, so sind die nachfolgenden positiven Effekte deutlich in der Überzahl. Sind einmal alle wichtigen und nötigen Dokumente digitalisiert und alle überflüssigen aussortiert, finden Sie sie deutlich schneller, können sie übersichtlicher ordnen und flotter verarbeiten. Auch müssen Sie und Ihre Mitarbeiter sich nicht mehr fragen, ob, was, wann und wie Sie etwas bearbeitet haben. Transparenz ist einer der großen Pluspunkte jedes DMS. Ganz nebenbei erfüllen Sie aktuelle Datenschutzbestimmungen. Und nicht zuletzt: Das Vertrauen in ein Unternehmen wächst, sowohl das der Kunden als auch das der eigenen Mitarbeiter in die Führungsetage. Zeit- und Platzersparnisse können Sie mit einem umfassenden DMS gleichfalls erzielen, eine bessere Arbeitsqualität, weniger Stress, es gibt kurz gesagt viele Argumente für die Digitalisierung Ihres Unternehmens und für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Professionelle Unternehmenslösungen, wie TOPIX enterprise, sind genau auf diese Umstellungen ausgelegt und helfen Ihnen, den Wandel sanft und dennoch konsequent umzusetzen. Das DMS ist hier vollständig in das System integriert, Ihre Prozesse werden so durchgehend digital abgebildet. Während die eingehenden Fremd-Dokumente an der richtigen Stelle im System landen, legt TOPIX ausgehende Dokumente, wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Bestellung revisionssicher und GoBD-konform ab.

TIPP: Aktuell kann man die Einsteigerlösung TOPIX professional mit DMS-Bundle inklusive revisionssichere Archivierung, PDF-Import und –Export und Volltextsuche günstig zum Aktionspreis mieten oder kaufen! Weitere Infos unter www.topix.de/professional.

(Bild: Topix)

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