Zeiterfassung mit Mac, iPhone und iPad

Wer hat an der Uhr gedreht? Zeiterfassung für Freiberufler

Die Zeiterfassung ist für die meisten Freiberufler oder Consultants ein elementares Thema, um eine möglichst genaue Abrechnung für den Auftraggeber zu erstellen. Wir präsentieren Ihnen fünf Apps, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen. Text: Rainer Wolff

Von   Uhr

Es gibt kaum noch einen Arbeitsbereich im Berufsleben, in dem Sie Ihre geleistete Tätigkeit nicht in Form von Projekten abbilden müssen. Von daher ist es nicht nur aus Gründen der Transparenz hilfreich, wenn Sie Ihre anteiligen Arbeitszeiten ordentlich dokumentieren, damit diese auf die richtigen Projekte oder auf eventuell geplante Tätigkeiten gebucht wird. Vielmehr dient die korrekte Arbeitszeitabrechnung auch der finalen Rechnungsstellung, die man im Alltagstrubel gerne mal vor sich herschiebt.

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Doch wer von Ihnen schon einmal Tage später ohne Dokumentation vergeblich versucht hat, aus dem Gedächtnis heraus die eingesetzte Arbeitszeit zu rekapitulieren, wird beim nächsten Mal mindestens eine selbstgestrickte Excel-Tabelle zur Zeitaufschreibung einsetzen. Das ist dann zwar in jedem Fall besser als gar nichts, doch im digitalen Zeitalter gibt es elegantere Lösungen für die Zeiterfassung. Arbeiten Sie überwiegend am Rechner, werden Sie eine optimierte macOS-App bevorzugen. Sind Sie jedoch nahezu ständig bei Kunden unterwegs, werden Sie eine iOS-App für den mobilen Einsatz begrüßen. Das Sahnehäubchen sind Apps für beide Plattformen, die ihre Daten untereinander synchronisieren.

Letzten Endes muss eine App für die Zeiterfassung die Frage beantworten, was Sie den ganzen Tag am Rechner gemacht haben und wie sich Ihre Aktivitäten in einen beruflichen und einen privaten Anteil aufteilen. Darüber hinaus ist es auch wünschenswert, wenn Sie bereits frühzeitig eine Indikation erhalten, ob das veranschlagte Budget ausreichend bemessen wurde. Zu guter Letzt sollte die App auch dabei helfen, die vielen verschiedenen Tätigkeiten, mit denen Sie arbeitstäglich konfrontiert werden, möglichst genau gegeneinander abzugrenzen. Das hilft übrigens auch zu erkennen, wie effizient Sie Tätigkeiten absolvieren und welche Tätigkeiten Zeitfresser sind.

Arbeitszeiterfassung

Für Angestellte genügt ein Blick in das Arbeitszeitgesetz. Dieses definiert die maximale tägliche Arbeitszeit, sowie Pausen- und Ruhezeiten. Schwieriger ist das bei Freiberuflern oder Selbständigen, die tätig sind, ohne jedoch dabei in klassischer Weise in ein Unternehmen eingegliedert zu sein. Freiberufler und Selbständige nutzen daher meist Tools zur Arbeitszeiterfassung für die Abrechnung gegenüber ihren Auftraggebern als professionellere Grundlage zur Rechnungsstellung.

Timing 2: Automatischer Zeitstopper

Timing 2
Timing 2 (Bild: Screenshot)

Die große Stärke von Timing 2 liegt darin, dass die App Ihre Arbeitszeiten automatisch erfasst, ohne dass Sie jedes Mal einen Start- oder Stopp-Knopf drücken müssen. Die Anwendung protokolliert genau, welche Webseiten Sie besuchen, welche Dokumente Sie gerade bearbeiten und welche Apps Sie nutzen. Damit diese Funktion lückenlos arbeitet, müssen Sie Timing in den Systemdiensten den Zugriff auf die verwendeten Apps gestatten. Anschließend zeichnet die Anwendung die verbrauchte Zeit lückenlos auf und kann sie dann den entsprechenden Projekten zuordnen.

Timing bietet eine Zeitleiste an, die Ihnen exakt anzeigt, welche Aufgaben Sie an diesem Tag vollbracht haben. Die App gibt dabei automatische Vorschläge, um die einzelnen Zeitblöcke entsprechend zuzuordnen. Zeiten, die offensichtlich zusammengehören, werden gruppiert. Mit einem Klick auf die Plus-Schaltfläche können Sie dann einen ganzen Block zusammenfassen. Pfiffiges Detail: Die App schlägt Ihnen sogar Blöcke für Zeiträume vor, an denen Sie wie zum Beispiel bei Besprechungen nicht am Rechner waren, um diese schnell und relativ unkompliziert nachzutragen.

Die App glänzt nicht nur mit einer angenehmen und gut strukturierten Benutzeroberfläche, sondern punktet auch mit vielen kleinen netten Features. So weist Sie Timing darauf hin, zu welchen Zeiten Sie am produktivsten sind, damit Sie Ihren Arbeitsablauf entsprechend optimieren können. Die Berichtsfunktionen lassen ebenso kaum Wünsche offen. Sie können die Berichte im Excel-Format, als CSV- oder PDF-Datei sowie als HTML-Dokument exportieren.

Timing ist aktuell nicht im App-Store erhältlich, sondern muss direkt über die Webseite des Entwicklers erworben werden. Der Entwickler bietet drei Programmpakete an, die sich preislich zwischen 29 Euro für die Productivity-Version bis hin zu 79 Euro für die Expert-Version bewegen. Wer sich für die Expert-Version entscheidet, kann die Anwendung auf mehreren Rechnern installieren und erhält ein individualisierbares Berichtswesen. Möchten Sie zunächst hineinschnuppern, können Sie die Demoversion 14 Tage lang ausprobieren.

Wertung

  • Entwickler: Daniel Alm
  • Preis: ab 29 Euro
  • Web: timingapp.com
  • Bedienung (30 %): 1,6
  • Leistung (40 %): 1,3
  • Dokumentation (30 %): 1,8
  • Note: 1,5
  • Fazit: Timing 2 ist eine leistungsstarke Zeiterfassung, die insbesondere durch die minutiöse und automatische Erfassung aller Tätigkeiten am Mac überzeugt.

Taptile Zeiterfassung 3: Start und Stopp auf Knopfdruck

Taptile
Taptile (Bild: Screenshot)

Taptile ist eine Anwendung für Ihren Mac, Ihre iOS-Geräte und die Apple Watch, die mit einer schnellen Zeiterfassung per Tap auf das Stoppuhr-Symbol wirbt. So können Sie zum Beispiel an einer anderen Aufgabe weiterarbeiten, wenn Sie den aktuellen Eintrag mit einem Mausklick auf die Stoppuhr anhalten, oder direkt einen neuen Eintrag zu einer bestehenden Aufgabe erstellen. Wenn Sie in den Einstellungen den Menubar Helper aktivieren, können Sie unter anderem eine neue Zeiterfassung starten oder eine neue Aufgabe anlegen, selbst wenn die App beendet ist.

Die Oberfläche wirkt logisch strukturiert, ist aber nicht immer selbsterklärend. Eine entsprechende Einarbeitungszeit ist zwingend erforderlich. Die Farbe der App können Sie nach Ihrem persönlichen Geschmack anpassen. Die Kalenderübersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Tätigkeiten heute im Fokus stehen. In der Summenzeile erkennen Sie die aktuellen Arbeitszeiten sowie die Tageseinnahmen. Taptile verfügt auch über graphische Auswertungen, mit denen die Verteilung der erfassten Zeiten auf die einzelnen Aufgaben und Aufträge dargestellt wird.

Nach einmaligem In-App-Kauf werden diverse Export-Möglichkeiten, Datenbank-Sicherung und iCloud-Synchronisierung freigeschaltet. Insbesondere die iCloud-Synchronisierung wertet die Anwendung erheblich auf, da sie vollautomatisch zwischen allen Geräten funktioniert.

Wertung

  • Entwickler: Taptile Apps UG
  • Preis: kostenlos, In-App-Kauf ab 35 Euro
  • Web: taptileapps.de
  • Bedienung (30 %): 1,8
  • Leistung (40 %): 1,9
  • Dokumentation (30 %): 2,2
  • Note: 2,0
  • Fazit: Taptile Zeiterfassung 3 gefällt dank schneller Zeiterfassung auf Knopfdruck und geräteübergreifender iCloud-Synchronisierung.

Tyme 2: Schlanker Zeitkontrolleur

Tyme ist eine schlanke und übersichtliche App für die Zeiterfassung. In der Menubar nistet sich ein Hilfsmenu ein, von dem aus Sie direkt die Zeiterfassung für eine oder gleichzeitig mehrere Aufgaben aktivieren können. Nicht ganz so ideal ist die Benutzerführung, die von Ihnen erst das Anlegen von Auftraggebern und Projekten erwartet, bevor Sie für einzelne Aufgaben die Zeiten erfassen können. Nach Ablauf der Demoversion müssen Sie für 29,99 Euro per In-App-Kauf die Einzelnutzer-Lizenz sowie für weitere Nutzer zusätzliche Lizenzen erwerben, um weiterarbeiten zu können. Das umfasst auch die iCoud-Synchronisierung für die macOS- und iOS-Versionen, die zuverlässig die Daten untereinander synchronisiert. Ein wirklich tolles Feature ist dem Entwickler mit dem Kalender-Sync gelungen, der alle erfassten Zeiten mit dem Kalender synchronisiert. Sollten Sie Einträge im Kalender verschieben oder Notizen anpassen, werden diese mit Tyme wieder entsprechend abgeglichen. Die App verfügt über einfache, aber im Grunde genommen ausreichende Statistikfunktionen, um die Auslastung der Arbeitszeit zu kontrollieren. Praktisch ist auch, dass sich Daten als CSV-Datei oder aus anderen Anwendungen importieren lassen. Darüber hinaus können Sie Stundenzettel im PDF-Format oder Daten in anderen Formaten exportieren sowie AppleScript für die Integration in die Workflows anderer Apps nutzen.

Wertung

  • Entwickler: Lars Gerckens
  • Preis: kostenlos, In-App-Kauf ab 4 Euro
  • Web: tyme-app.com
  • Bedienung (30 %): 1,9
  • Leistung (40 %): 1,8
  • Dokumentation (30 %): 2,1
  • Note: 1,9
  • Fazit: Tyme 2 ist eine schlanke und übersichtliche Zeiterfassung, die alle erfassten Zeiten für Ihre Tätigkeiten im Kalender einträgt.

Timelime: Pfiffiger Zeitmesser

Die App Timelime des Entwicklers Niko Krämer aus Tübingen ist eine preiswerte und einfach gehaltene Zeiterfassungsanwendung, die in der Menüleiste des macOS-Rechners angezeigt wird.
Pfiffig gelöst wurde die grafische Darstellung der Zeitmessung, so dass Sie auf einen Blick erkennen, ob die Zeiterfassung noch läuft. Mit einem Klick auf das Menüleisten-Symbol öffnet sich ein kleines Anzeigefenster, in dem Sie nicht nur die auf die einzelnen Aufgaben entfallenen Arbeitszeiten einsehen, sondern auch direkt neue Aufgaben anlegen können.
Die Benutzeroberfläche wirkt durch den grau-braunen Farbanstrich leider etwas altbacken, erfordert dafür aber grundsätzlich nur eine kurze Einarbeitungszeit. Die absolvierten Tätigkeiten lassen sich grafisch als Tortendiagramm, Balkenchart oder Linienchart darstellen.

Timelime unterstützt neben dem Online-Speicherdienst iCloud auch Dropbox und per WebDAV angebunde Speicherorte für die Synchronisierung der Daten zwischen den einzelnen macOS- und iOS-Geräten, ohne dass hierfür ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich ist.

Einen positiven Eindruck hinterlässt vor allem auch die flexible Importschnittstelle für CSV-Dateien, die eine Konfiguration der Reihenfolge der Importdaten ermöglicht. Was der Entwickler nicht anbietet, ist eine App für die Apple Watch.

Wertung

  • Entwickler: Niko Krämer
  • Preis: 20 Euro
  • Web: timelimeapp.com
  • Bedienung (30 %): 2,0
  • Leistung (40 %): 1,8
  • Dokumentation (30 %): 2,3
  • Note: 2,0
  • Fazit: Das preiswerte Timelime eignet sich ideal für die Zeiterfassung, wenn Sie keine allzu großen Anforderungen an die Zeitmessung legen.

ATracker Pro: Mobile Zeiterfasser

ATracker Pro
ATracker Pro (Bild: Screenshot)

ATracker Pro ist ein praktischer Zeitmanager, der sich ausschließlich auf die Bedürfnisse der mobilen Arbeitsbevölkerung fokussiert und nur für die iOS-Geräte angeboten wird. So ist es wenig verwunderlich, dass unter diesen Aspekt auch eine App für die Apple Watch verfügbar ist. Leider unterstützt die Anwendung nicht die Synchronisierung via iCloud, sondern nur über Dropbox. 

Alternativ setzt der Entwickler auf eine zusätzliche Eigenlösung via Webportal, für die potentielle Nutzer mit rund 28 Euro pro Jahr zur Kasse gebeten werden. Hierfür erhalten Sie jedoch eine Zugriffsmöglichkeit per Webbrowser auf Ihre Daten, die in Echtzeit zwischen App und Web synchronisiert werden.
Die App gefällt dank ihrer übersichtlichen und optisch ansprechenden Benutzeroberfläche, die nicht allzu viele Fragen aufwirft und eine schnelle Eingewöhnung gewährleistet. Eine Aktivität starten und stoppen Sie mit nur einem Fingerklick auf die Tätigkeitsliste, die in der Grundeinstellung eher private als berufliche Tätigkeitsfelder wie Haushalt oder Spielen umfasst.

Was gut gefällt: Die Aktivitätsaufzeichnung stoppt selbst dann nicht, wenn die App nicht mehr läuft oder sich das iOS-Gerät im Schlafmodus befindet. Die statistischen Auswertungen erfolgen in Form von praktischen Säulen- oder Tortendiagrammen, Einträge können Sie per E-Mail exportieren.

Wertung

  • Entwickler: Wonderapps
  • Preis: 5,50 Euro, Abo: 27,50 Euro/Jahr
  • Web: wonderapps.se
  • Bedienung (30 %): 2,0
  • Leistung (40 %): 2,0
  • Dokumentation (30 %): 2,4
  • Note: 2,1
  • Fazit: ATracker Pro ist ein praktischer Zeitmesser für den mobilen Arbeitnehmer mit einer relativ teuren Zugriffsalternative über ein Webportal.

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ich nutze seit jahren worktimes auf dem iphone und kann das uneingeschränkt empfehlen.

Ich nutze TimeTrack und kann es wirklich empfehlen
Exports, Rechnungsstellung, verschiedene Kunden , Stundensätze etc

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