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Ratgeber für den Cloudspeicher

Dropbox: Speicher, Organisation und Service

Vom Online-Speicher wandelt sich Dropbox zum Software-as-a-Service-Anbieter für Teams, Arbeitsgemeinschaften und Freiberufler: eine gute Gelegenheit, sich den Dienst und seine Apps anzuschauen. Wir präsentieren Ihnen einen Überblick, welche Features der Cloudspeicher-Anbieter vertreibt, wie viel sie kosten und was Sie damit anfangen können.

Zwei Jahre nach der Gründung und mit mehr als 50 Millionen Nutzern wurde Dropbox als das heißeste Startup unter der freundlichen kalifornischen Sonne gehandelt. Die beiden Gründer Arash Ferdowsi und Drew Houston bekamen sogar im Herbst 2009 einen Termin bei Steve Jobs in Cupertino. Der zeigte sich informiert und interessiert, Dropbox übernehmen zu wollen. Doch Houston und Ferdowsi wollten lieber unabhängig bleiben und Dropbox noch weiter ausbauen. Ein Angebot im dreistelligen Millionenbereich sollen die beiden Jungunternehmer ausgeschlagen haben. Nicht einmal warnende Hinweise von Steve Jobs, dass es letztlich Apple sei, die das Betriebssystem kontrollieren, vermochten Houston und Ferdowsi umzustimmen.

Als das Meeting nicht mehr zu retten war, trat Steve Jobs sogar nach. Dropbox sei lediglich „Feature, kein Produkt“. Ein halbes Jahr vor dem iPad hätte Dropbox nämlich gut ins Apple-Portfolio gepasst und die Entwicklung von iCloud und iCloud Drive sicherlich beschleunigen können. Apple hatte seinerzeit mit „Mobile Me“ lediglich einen sehr langsamen Online-Speicher namens iDisk für den Mac. Zu der Zeit war Dropbox die erste vernünftige Lösung, wenn man seine Daten synchron auf dem PC oder Mac halten wollte. In der Dropbox-App auf dem iPhone konnte man seine Daten mitnehmen, wohin man wollte.

Dateien und Dropbox

Im Herbst 2017 gibt sich Dropbox ein neues Aussehen. Der Grund dafür ist einfach. Dropbox richtet sich neu aus. Außerdem hat Apple mit iOS 11 letztlich das Datenspeicher-Produkt von Dropbox mit iCloud Drive und der Dateien-App eingeholt und zu dem File-Feature degradiert, das Steve Jobs im Sinn gehabt haben könnte.

Unabhängig davon verlegte sich Dropbox seit der Einführung von iCloud auf die Organisation von Teams und deren Daten. 500 Millionen Nutzer arbeiten inzwischen mit Dropbox. 200 Millionen Unternehmenskunden organisieren Arbeitsabläufe und digitalisieren Prozesse, die zuvor aufwändiger waren. Das neue Äußere soll eben diese Strategie unterstreichen, denn Dropbox möchte nicht mehr als die „blaue Box“ wahrgenommen werden, bei der Kunden einen Teil ihrer Daten speichern.

Diskussion und Feedback

Bei Dropbox ist es zum Beispiel möglich, an gemeinsam genutzten Dateien Kommentare und Anmerkungen zu hinterlassen. Rückmeldungen zu Dokumenten lassen sich einheitlich sammeln und einsehen, und zwar ohne dass Texte oder PDF geöffnet werden müssten. Viele Formate lassen sich direkt im Browser-Fenster oder innerhalb der Dropbox-App öffnen und betrachten.

Gegenüber den Anmerkungen in Word oder Notizen in PDF handelt es sich um eine Verbesserung in Abstimmungsprozessen. Somit stellt die Kommentar-Funktion für Dateien für Arbeitsgruppen und Teams eine wesentliche Erleichterung dar. Dabei sind Kommentare und Anmerkungen für andere Nutzer bei Dropbox, mit denen Sie Dateien und Ordner freigegeben haben, möglich.

Dropbox für Teams

Im Gegensatz zu iCloud richtet sich Dropbox ganz klar und eindeutig an Business-User. Die kostenlosen zwei Gigabyte Speicherplatz, die jedem registrierten Nutzer seit jeher bei Dropbox zugeteilt werden, lassen sich allenfalls als Appetit-Happen verstehen. Man bekommt einen Einblick in die Funktionen bei Dropbox. Der nächst größere Dropbox-Pro-Tarif mit 100 Gigabyte ist längst Geschichte. Im Plus-Tarif gibt es nunmehr ein Terabyte, für Business-User die doppelte Menge für jeden von mindestens drei Nutzern. Erweiterte Team-Funktionen gibt es für Kunden von Dropbox-Business. Dann gibt es zum Beispiel einen Administrator und für Nutzer die Möglichkeit, private Daten und geschäftliche Dokumente bei Dropbox getrennt voneinander zu halten. Die Daten deutscher Business-Kunden werden übrigens – konform zum deutschen Datenschutz – auf Servern in Deutschland gespeichert.

Fazit

Für Privatanwender ist iCloud gegenüber Dropbox dennoch die bessere Wahl. Für 9,99 Euro erhalten Sie bei iCloud zwei Terabyte, die von allen Apps etwa für Bilder und Dateien genutzt werden können. 200 Gigabyte bekommen Sie für 2,99 Euro, während 50 Gigabyte für 0,99 Euro bereits das Zehnfache des bewusst knapp bemessenen Gratis-Speichers darstellen.

Dropbox Paper kann am Mac oder PC im Browser oder auf dem Mobilgerät mit der entsprechenden App genutzt werden.
Dropbox Paper kann am Mac oder PC im Browser oder auf dem Mobilgerät mit der entsprechenden App genutzt werden. (Bild: Screenshot)

Dropbox Showcase

Dropbox entdeckt Freiberufler für sein neues Angebot namens „Professional“. Dieses Angebot umfasst reichlich Speicherplatz und eine Sharing-Funktion für Präsentationen.

Am einfachsten versteht man einen Showcase als virtuelle Präsentations-Mappe. Ein Showcase fasst mehrere Dateien unterschiedlichen Typs zusammen. Zum Beispiel: Ein Text mit Stichpunkten, Grafiken und Bilder oder PDF. Diese Dateien können bereits im Speicherbereich von Dropbox liegen. Falls nicht, werden sie mit dem Showcase dort gespeichert. Mit einem eigenen Logo und einer einführenden Beschreibung kann ein Showcase an die eigene Linie oder an die Marke des Kunden angepasst werden.

(Bild: Screenshot)

Wer den Showcase zu sehen bekommt, verwalten Sie im Browser als Freigabe. Statt eines Ordners geben Sie sozusagen eine Präsentation frei. Betrachter der Präsentation können dann am Showcase ihre Rückmeldungen in Form von Kommentaren hinterlassen. Als Extra zeigt Dropbox, wer welche Inhalte und Dateien aus dem Showcase zur Kenntnis genommen hat. Zusätzlich ist es möglich, Downloads der Dateien aus dem Showcase zu beschränken.

Zur Arbeitserleichterung gibt es im Browser eine Palette mit zuletzt verwendeten Grafiken wie etwa Logos. Bereits bestehende Showcase-Präsentationen lassen sich duplizieren und alle Elemente mittels Drag-and-Drop anordnen und Aufmacher-Bilder können mit der Zoom-Geste auf einen passenden Ausschnitt vergrößert und angepasst werden.

Fazit

Wer seine Arbeiten online oder remote präsentieren muss – ich denke da an Architekten, Grafiker und Projektleiter – bekommt mit Showcase eine Lösung, die gleich mehrere Erleichterungen umfasst. Ein Versand von großen E-Mail-Anhängen entfällt. Keynote oder Powerpoint werden nicht benötigt. Durch Freigaben und Einladungen ist der Zugriff auf die Präsentation kontrolliert und steuerbar. Und nicht zuletzt können Änderungswünsche direkt als Anmerkung diskutiert werden.

Mehr Features für Dropbox

Die Integration von Dropbox in Apples Dateien für iOS 11 war nur eine von vielen. Dropbox arbeitet mit Microsoft Teams und Microsoft Office 365 zusammen, zeigt Photoshop und Illustrator sowie Adobe Xd und natürlich PDF. Weitere Partnerschaften umfassen Slack, Salesforce und Google Cloud. Demnächst sollen sich Google-Docs-Dokumente direkt in Dropbox bearbeiten lassen. Zusätzlich werden G-Mail und Google Handout integriert. Unsere drei beliebtesten Dropbox-Features sind hingegen folgende…

Dateianfrage erstellen
Dateianfrage erstellen (Bild: Screenshot)

Dateianfragen

Immer wieder scheitern Teams und Projekte, weil nicht alle Beteiligten Ihre „Hausaufgaben“ machen. Die so genannte Dateianfrage von Dropbox hilft Ihnen, Dokumente strukturiert einzusammeln. Das können zum Beispiel signierte PDF sein oder Bilder von einem Event oder andere Dateien, deren Einsender nicht einmal über ein Nutzerkonto bei Dropbox verfügen müssen. Mit dem Menüpunkt „Dateianfragen“ laden Sie andere ein, Ihnen Dateien zu schicken. Jede Dateianfragen wird als neuer Ordner in Ihrem Speicherbereich bei Dropbox abgelegt. Die Dokumente werden automatisch benannt, so dass Sie sofort erkennen, von wem die Einsendung stammt. Sie können sogar eine Frist setzen und trotzdem verspätete Uploads gestatten. Erst danach wird die Upload-Funktion abgeschaltet.

(Bild: Screenshot)

Gelöschte Dateien wiederherstellen

Kürzlich gelöschte Dateien können Sie bei Dropbox wiederherstellen – und zwar innerhalb von 30 Tagen. Nutzer von Dropbox Business oder Dropbox Professional haben 120 Tage Zeit, gelöschte Dateien zurückzuholen. Auf dropbox.com können Sie im Bereich „Meine Dateien“ den Befehl „Gelöschte Dateien anzeigen“ wählen. Der Befehl ist ein Menüpunkt in der Schaltfläche mit den drei Punkten in der obersten Zeile. Gelöschte Dateien und Verzeichnisse werden an ihrer ursprünglichen Stelle grau angezeigt und können ihrerseits über einen Menüpunkt in der nebenstehenden Schaltfläche mit den drei Punkten wieder hergestellt oder endgültig entfernt werden. Alternativ holen Sie einzelne Dateien über die Liste „Gelöschte Dateien“ in der neuen linken Navigation zurück.

Ordner aus privater Dropbox freigegeben
Ordner aus privater Dropbox freigegeben (Bild: Screenshot)

Freigaben

Gemeinsam auf Dateien zuzugreifen bildet sozusagen den Markenkern von Dropbox. Über die „Freigabe“ können Sie einzelne Dateien zum Download freigeben. Oder Sie speichern gemeinsam mit anderen Dateien in einem Verzeichnis, wenn Sie einen Ordner freigeben. Sie können entsprechend der von Ihnen vergebenen oder Ihnen eingeräumten Rechte Daten ändern oder lediglich einsehen. Entscheidend ist jedoch stets der übergeordnete Ordnern. Auf Ordner erteilte Zugriffsrechte gelten für alle Dateien in diesem Ordner. Als Besitzer einer Freigabe sind Sie auch Verwalter der Kommentare, die eingeladene Anwender als Anmerkungen hinterlassen können. Damit diskutieren Sie über die Inhalte, wobei sich viele Dateiformate wie Word und PDF direkt in der App oder im Browser öffnen lassen.

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Eine Milliarde ist gleich tausend Millionen.....
Wenn also 500.000 Millionen Nutzer mit Dropbox arbeiten wären das mehr Menschen als es jemals geben wird....

Hmmm, da sind sie auf etwas gestoßen! 500.000 Millionen Nutzer! Somit steht fest: Dropbox wird auch von Aliens benutzt, oder Zeitreisen sind möglich!