Quelle: https://www.maclife.de/tipps-tricks/software/produktiv-am-mac-tipps-und-app-empfehlungen

Autor: Matthias Parthesius

Datum: 19.04.14 - 10:39 Uhr

Produktiv am Mac: Tipps und App-Empfehlungen

Mit dem Mac auf dem Schreibtisch allein schafft man noch nicht mehr. Wir möchten Ihnen zeigen, mit welch einfachen Tools, Tipps und Tricks Sie unter OS X Ihre Ziele schneller erreichen, und geben Empfehlungen, mit welchen Apps und Einstellungen Sie Projekte gut organisieren können.

Der typische Bildschirmarbeitsplatz ist auf den Einsatz im Büro abgestimmt. Aber im Büro geht es nicht unbedingt produktiv zu. Da gibt es Kollegen, die plötzlich neben einem stehen, weil sie etwas wissen wollen. Es klingelt das Telefon. Und wenn man endlich mal einen Kaffee trinken möchte, dann ist die Kanne leer oder zuerst noch der Geschirrspüler auszuräumen. Viel Zerstreuung und Ablenkung findet man auch am Computer. So kann man sich treiben lassen oder gezielt recherchieren. Beständige Unterbrechungen durch neue Ereignisse in der Benachrichtigungszentrale in OS X 10.9 Mavericks tragen nicht unbedingt zur Produktivität bei. Produktivität heißt nämlich vor allem, sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren.

Wie im Büro

Mavericks bringt eine Reihe von Anwendungen mit, die sich produktiv nutzen lassen. Zu jedem neuen Mac gestattet Apple seit der Verfügbarkeit von Mavericks den kostenlosen Download der Büro- Anwendungen Pages, Numbers und Keynote für den Office-Dreisatz aus Präsentation, Zahlenwerk und Papierkram. Dazu kommen Hilfsprogramme wie Kalender, Notizen und Erinnerungen sowie Mail. Nicht zuletzt stellt das Betriebssystem Dienste wie die Spracherkennung und Diktierfunktion bereit und bietet eine recht leistungsfähige Suchfunktion namens Spotlight. Man muss diese Werkzeuge nur in Szene setzen.

Störungen abstellen

Eine wichtige Maßnahme für mehr Produktivität ist das Abstellen von Störungen. Dazu gehört ein beinahe schon ritueller Klick auf den Schalter, der die Mitteilungszentrale in den Bitte-nicht-stören- Modus versetzt. Unter Mountain Lion konnte man noch durch einen Eingriff in das Betriebssystem die Mitteilungszentrale dauerhaft entfernen. Doch dieser Schritt ist nicht ganz unbedenklich, weil man dasSystem beschädigen kann. Auf der anderen Seite ist es manchmal auch ganz sinnvoll – zum Beispiel beim Start in den Arbeitstag –, über anstehende Termine und Ereignisse informiert zu werden.

Dabei kann die Nicht-stören-Funktion seit Mavericks in den Systemeinstellungen und dort im Kontrollfeld „Mitteilungen“ zeitlich gesteuert werden. Statt wie vorgegeben die Nachtruhe zu wahren, kann man sich auch die Kernarbeitszeit frei von Störungen halten.

Fläche nutzen

In der Konzentration liegt die Kraft. Und daher ist der Vollbildmodus eine wichtige Funktion für mehr Produktivität. Die Ordnerstruktur des Finders und andere offene Programmfenster sind verborgen undkönnen keine Zerstreuung ausüben. In Verbindung mit der Funktion Mission Control, die mehrere virtuelle Bildschirmflächen einrichtet, erstellt man mehrere Arbeitsbereiche, zwischen denen mit dem Kurzbefehl [cmd][Tab] schnell umgeschaltet werden kann. Mission Control ist sowohl mit der Funktionstaste F3 als auch über eigene Gesten , erreichbar, die im Kontrollfeld „Trackpad“ oder „Maus“ entsprechend festgelegt werden.

Mit der Funktionstaste F4 holt man sich das sogenannte Launchpad auf den Bildschirm. Dort finden sich alle Programme, die auf dem Mac installiert sind. Durch einfaches Ziehen-und-Ablegen lassen sich die App-Icons neu anordnen, sodass man seine Werkzeuge schnell zur Hand hat.

Einstellungssache

Apps lassen sich nicht nur aus dem Verzeichnis „Programme“ mittels Doppelklick starten. Bei im Dock, am unteren Bildschirmrand, abgelegten Programmen genügt ein einfacher Klick. Zusätzlich kann man die Suchfunktion Spotlight [cmd][Leertaste] nutzen, um über den Programmnamen und den Zeilenschalter ein Programm aufzurufen. Oft spart dies den Wechsel in den Finder und die Suche in der Ordnerstruktur. Spotlight kann jederzeit genutzt werden.

Wie viel Produktivität verloren geht, weil man bestimmte Dinge unnötig lange sucht, ist nicht umfassend ergründet. Aber mit Tabs und Tags möchte Apple auf Finder-Ebene Übersicht herstellen und Dateien wieder auffindbar vorhalten. Tags funktionieren aber nur, wenn man diese Schlagworte sinnvoll nutzt. So kann es auch helfen, pro Datei mehrere Schlagworte zu vergeben. Je nach zugeordnetem Schlagwort erleichtert dies die Suche nach Dokumenten. In den Voreinstellungen des Finders lassen sich übrigens angezeigte Tags anwählen oder abstellen.

Das mit den Fähnchen

In der Anwendung Mail kennt Apple keine Tags. Dort bieten farbige Fähnchen eine Art Priorisierung für den Posteingang. Als intelligente Ordner erscheinen die mit Fähnchen ausgezeichneten E-Mail- Nachrichten in der Seitenleiste. Je nach Menge des E-Mail-Aufkommens hilft tatsächlich nur noch die Suchfunktion weiter, wenn man sich seine E-Mails in intelligenten Ordnern zum Beispiel nach Absendern oder Betreff vorsortieren lässt.

Wichtige Mitteilungen sollte man in ein Notizprogramm oder den Kalender mit Erinnern-Funktion übernehmen. Doch hier zeigt sich, dass Apple mit Etiketten auf der einen und Tags auf der anderen Seite bestimmte methodische Konzepte nicht konsequent zu Ende gedacht hat.

Die Apple-Hilfsprogramme wie Erinnerungen und Notizen kennen zwar den Sync über iCloud und sortieren Einträge etwa im Reiter „Heute“ nach Fälligkeit. Allerdings bleiben diese Apps hinter den Möglichkeiten anderer Lösungen zurück.

Evernote

Notizen für alles: Evernote versteht sich als universeller Zettelkasten für Bilder und Texte, die in freier Ordnung und loser Folge abgelegt werden können. Schlagworte und Suchfunktion verhelfen zur Produktivität.

Evernote ist mehr als eine App. Es ist eine Art organisiertes Langzeitgedächtnis. Im Mittelpunkt steht eine zentrale Datenbank, die auf vielen Wegen befüllt werden kann. Dazu ist eine Registrierung mit einer gültigen E-Mail-Adresse am Server von Evernote nötig. Die Anmeldung kann schon vor dem ersten Nutzen des Programms auf der Webseite evernote.com vorgenommen werden. Nach der Installation der App über den App Store kann man sich sogleich anmelden und Evernote mit seiner bestätigten E-Mail-Adresse nutzen. Alternativ richten Sie beim ersten Programmstart Ihr Nutzerkonto bei Evernote ein.

Premium-Vorteile

Der Gebrauch von Evernote ist im Prinzip kostenlos. Allerdings macht der Anbieter keinen Hehl daraus, dass mit einem bezahlten Nutzerkonto einige Beschränkungen aufgehoben werden. Für 40 Euro Jahresbeitrag beziehungsweise 5 Euro bei monatlicher Zahlungsweise darf man als Premium-Kunde pro Monat bis zu einem Gigabyte Daten bei Evernote ablegen. Dazu bekommt man weitere Funktionen wie etwa eine Volltextsuche innerhalb von gespeicherten PDF-Dateien. Nicht zuletzt bekommt man als Premium-Kunde die Werbung für eben diesen Service nicht mehr zu sehen. Nicht zahlende Kunden dürfen lediglich 60 Megabyte pro Monat dem Server von Evernote anvertrauen.

Web oder App Das kostenlose Anwenderkonto bietet dennoch genügend Spielraum für Notizen, Schlagworte und Schnipsel, die einem am Computer über den Weg laufen und zur späteren Verwendung an einem zentralen Ort gespeichert werden können. Die Mac-App hat dabei den Vorteil, dass sie eine synchronisierte Kopie der Daten speichert. So ist man nicht auf den Internetzugang angewiesen. Befüllt wird die Datenbank von Evernote hingegen vorrangig über das Web oder mit der iOS-App auf iPhone und iPad. Auf dem Mac gibt es Erweiterungen für Browser wie Safari und Chrome sowie ein Menulet, das in der oberen rechten Bildschirmleiste seine Dienste anbietet. Nach der ersten Anwendung des Hauptprogramms möchte Evernote dieses Hilfsprogramm dort installieren.

Eins für alles

Das Hauptfenster von Evernote bietet drei Bereiche, die man sich nach eigenem Geschmack einrichten kann. Links stehen die strukturierenden Oberbegriffe Notizen und Schlagwörter. In der Mitte befinden sich alle Notizen, und rechts steht die jeweils ausgewählte Notiz oder das Eingabefeld für eine neue Notiz. Oberhalb befindet sich eine Werkzeugleiste zur Bearbeitung. Dort richten Sie zum Beispiel einen Termin zur Wiedervorlage ein oder reichen die Inhalte der Notiz per E-Mail oder Verlinkung an Freunde und Kollegen weiter.

Eigene Daten

Zur Produktivität verhilft Evernote durch persönliche Sortiermöglichkeiten. So lassen sich Notizen, Links und Ideen nach einer eigenen Systematik ablegen. Hierzu wählt man sich entweder ein Raster, das Bereiche wie Jobs, Haushalt und Familie abbildet, oder man organisiert sich nach Projekten. Eine gute Möglichkeit sind auch Schlagwörter, die helfen, bestimmte Notizen wiederzufinden. Über die Suchfunktion lassen sich alle Einträge durchsuchen. Schon ein wenig unheimlich, aber dennoch praktisch ist die Texterkennung für gespeicherte Bildschirmfotos.

Version: 5.5.0

Hersteller: Evernote

Preis: In-App-Abo

Sprache: Deutsch

Web: www.evernote.com

System: OS X 10.6.6

Fazit

Bereits mit der Basisversion können Sie unterschiedliche Projekte organisieren. Für Evernote sprechen die vielseitigen Eingabe- und Einsatzmöglichkeiten.

Simplenote

Die von Apple mitgelieferte App Notizen – nicht zu verwechseln mit Erinnerungen – ist schon recht gut, wenn es darum geht, einfache Notizen festzuhalten. Der Datenabgleich über iCloud an mit derselben Apple-ID angemeldeten iOS-Geräten ist auch sinnvoll. Trotz Web-Zugang über iCloud.com fehlt der Apple-Lösung so einiges. Genau diese Funktionen bringt Simplenote mit. Wie bei Evernote legt man sich ein Nutzerkonto an, auf das man wahlweise am Mac, mit der iOS-App oder über simple note.com zugreift. Der Sync ist nicht an die Apple-ID gebunden, sondern läuft über eine beliebige E-Mail-Adresse. Der Datenabgleich erfolgt prompt. Wichtige Notizen lassen sich im Hauptfenster obenhalten. Zum anderen lassen sich Notizen verschlagworten, um so schneller sortiert zu werden. Möchte man jemand anderem eine Notiz zur Verfügung stellen, hat man mehrere Möglichkeiten. Simplenote erstellt auf Wunsch eine Webseite mit der Notiz. Den Link zu der Seite verschickt man per E-Mail. Zum anderen kann man gemeinsam an Notizen arbeiten, indem man die E-Mail-Adresse des Partners als Schlagwort tagt. Der Server von Simplenote versendet eine Einladung zu dieser Notiz, die der Eingeladene in sein Simplenote übernimmt. Nicht zuletzt wartet Simplenote mit einer Versions- Geschichte auf. So lassen sich frühere Versionen wiederherstellen.

Version: 1.0.6 (33)

Hersteller: Automatic

Preis: kostenlos

Sprache: Englisch

Web:simplenote.com

System: OS X 10.6, 64 Bit

Fazit

Simplenote kann mehr, als man auf den ersten Blick sieht.

Wunderlist

Mit Wunderlist lassen sich Aufgabenlisten organisieren. Seit Version 2 sind gemeinsam genutzte Listen möglich. Zusammen mit anderen kann man dann Listen gemeinsam bearbeiten. Wie Evernote lebt auch Wunderlist davon, dass Nutzer zu Kunden werden, indem sie in der Anwendung zusätzliche Funktionen erwerben. Wunderlist Pro kostet 4,49 Euro pro Monat. Bei jährlicher Zahlweise bekommt man zwei Monatsbeiträge erlassen. Zudem gibt es Wunderlist für Firmen zum Preis von 4,49 Euro pro Kopf und Monat. Ein Datenabgleich zwischen Mac und iOS-Versionen erfolgt über ein Nutzerkonto, das man sich in der App anlegen kann.

Wunderlist verwaltet Listen, deren Einträge in Teilaufgaben eingeteilt werden können. In der Pro-Version darf man anderen Personen Unteraufgaben zuweisen. Über die gleichzeitige Terminierung geht der Anwendungsbereich von Wunderlist in Richtung Projektverwaltung für Arbeitsgruppen – ohne jedoch allzu kompliziert zu werden. Doch schon in der kostenlosen Grundversion bekommt man Aufgaben und Abläufe gut abgebildet und behält dank sich automatisch aktualisierenden Listen einen guten Überblick.

Version: 2.3.5

Hersteller: Wunderlist

Preis: In-App-Abo für Pro-Version

Sprache: Deutsch

Web:www.wunderlist.com

System: OS X 10.7, 64 Bit

Fazit

Wunderlist ist eine Projektverwaltung mit hoher Auffassungsgabe.

Quicksilver

Durch die Installation von Quicksilver lässt sich einiges auf dem Mac einfacher und schneller ausführen. Im einfachsten Fall öffnet Quicksilver andere Programme ohne Doppelklick, sondern nur über die Tastatur. Vorgegeben ist der Tastenbefehl [ctrl] in Verbindung mit einem Leerschritt. Dann öffnet sich das Programmfenster. Dank Volltextsuche findet man Lesezeichen, Personen im Adressbuch oder Programme und kann dann eine mögliche Aktion wählen. Doch Quicksilver kann mehr. Die App versendet Dateien per E-Mail, steuert iTunes und hält eine Auswahl von Dateien griffbereit in einer schwebenden Palette. Bis Quicksilver seinen Nutzen einbringen kann, erfordert es allerdings einiges an Konfiguration. Doch die ist nicht immer intuitiv. Beim ersten Start des Hilfsprogramms sind einige „PlugIn“ genannte Erweiterungen nachzuladen. So lassen sich nur die Module laden, die man auch tatsächlich nutzen möchte. Auf diese Weise ist Quicksilver individuell anpassbar. Wenn man möchte, nistet sich die App in der Menüleiste ein. Optisch ist das Programm jedoch nicht auf der Höhe der Zeit und steht auch nur in einer englischen Sprachversion zur Verfügung.

Version: 1.1.3

Hersteller: The Quicksilver Team

Preis: Spende

Sprache: Englisch

Web:www.qsapp.com

System: OS X 10.3

Fazit

Quicksilver ist die kostenlose Alternative zu Alfred.

aText

Unabhängig davon, ob Sie Aufsätze oder Gutachten schreiben und per E-Mail kommunizieren, im Tagesverlauf schreibt man häufig die gleichen Dinge. Textbausteine können Ihnen daher helfen, bestimmte Passagen schneller einzufügen. Auf diese Weise haben Sie komplizierte Fachtermini oder Standardfloskeln schnell zur Hand. Sei es zum Beispiel die Grußformel in einem Brief oder in ihrem Metier gebräuchliche Begriffe, deren Abkürzungen geschwind getippt sind. Ergänzend zur Autokorrektur in Ihrem Textprogramm und im Betriebssystem nutzen Sie Textbausteine zur Korrektur von geläufigen Tippfehlern wie vertauschten Buchstaben. Gründe für ein Hilfsprogramm wie aText gibt es einige, obwohl durch OS X Mavericks eine vergleichbare Funktion bereits vorhanden ist: Im Kontrollfeld „Tastatur“ finden Sie unter „Text“ die Kurzbefehle aus dem iOS als Systemfunktion. Allerdings stören sich aText und Systemfunktion aber nicht. aText stellt vielmehr eine produktive Ergänzung dar. So lassen sich mit dem Programm auch Variablen wie das aktuelle Datum oder ein Zeitstempel einfügen.

Version: 2.6.5

Hersteller: Tran Ky Nam

Preis: 4,49 Euro

Sprache: Deutsch

Web:www.trankynam.com

System: OS X 10.5

Fazit

aText ergänzt Text-Kurzbefehle von Mavericks.

Text: Matthias Parthesius