Trick 17: Erst unterschreiben, dann exportieren – Platz sparen in der iCloud
Die Ersparnis ist teilweise immens, jedenfalls hochgerechnet auf die Zahl der Dokumente, die Sie signieren. Außerdem wollen Sie vielleicht die Ersparnis gegenüber dem gewöhnlichen Export berücksichtigen. Ob ein Dokument am Ende dann 250 oder eben 500 Kbyte groß ist, oder vielleicht nur 600 statt 800 Kbyte macht eben eine Differenz von 25 bis 50 Prozent pro Dokument aus.
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Probieren geht über Studieren
Tatsächlich ist mir selbst dieser Umstand nur aufgefallen, weil ich häufiger mit Dokumenten hantiere. Ich unterschreibe Briefe, ich scanne Dokumente für den Steuerberater und die geschäftliche Korrespondenz und da kommen sowohl das iPad und der Pencil als auch der Mac zum Einsatz.
Per Zufall merkte ich, dass die Dateigröße von manchen Dokumenten kleiner ausfiel. Wenn Sie also einen Brief in Pages verfassen, sollten Sie bereits dieses Dokument zum Beispiel über die Dateien-App auf dem iPad öffnen. Sie können Sie dann mit dem Pencil signieren. Wenn Sie das Dokument dann als PDF exportieren, ist die Dateigröße kleiner als wenn Sie nachträglich das PDF signiert hätten.
Dieser Arbeitsablauf ist nicht schwer zu lernen, und Sie können so über die Jahre einiges an Traffic sparen. Gerade wenn Sie irgendwann damit hadern, ob Sie vielleicht mehr Speicher von Apple für die iCloud kaufen sollen, sind solche „Hausmittel“, um Platz zu sparen, gern gesehen.
Zusätzlich Platz sparen mit Archiven
Und wo wir gerade beim Thema Speicherplatz sind. Wenn Sie ältere Dokumente eigentlich nur „archivieren“ und gar nicht mehr konkret benötigen, höchstens für die nächste Steuerprüfung oder dergleichen, dann lohnt es sich, Dateien in ein Archiv zu packen. Als ZIP-Datei nehmen manche Dokumente, wie beispielsweise Word- oder Excel-Dateien noch weniger Platz weg.
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Wie viel Speicherplatz hat ein Besitzer des iPad Pro mit Pencil, dass er sich um 200kb kümmern muss? Es wären etwa 5000 Dokumente, die 1GB Speicherplatz nehmen. Also da mache ich mir keine Gedanken darüber.
iCloud-Nutzer haben in der Regel 5 GB. Die sind aber mit Backups und Fotos schnell aufgebraucht.
Sie sollten auch die Anmerkung noch einmal genauer lesen. Ich hab ja davon gesprochen, dass die Dateigröße um 25 bis 50% zunimmt und nur zwei Beispiele gewählt. Es ist leider nicht so, dass das Dokument nur inkrementell wächst. Je größer schon die Ausgangsdatei, umso mehr Speicher wird dann eben auch im Resultat benötigt. Die Unterschrift wird beim Signieren in Pages als einzelne Grafik auch in das PDF übernommen und verbraucht deutlich weniger Platz. Wenn Sie ein PDF signieren, dass Sie vorher durchsuchen konnten, sorgen Sie dafür, dass das gesamte Dokument am Ende im Grafik-Modus geparst wird, so auch schnell mal mehrere MByte rauskommen.
Sie unterschlagen zudem, dass auch Non-Pro-Nutzer den Pencil nutzen können. Es macht übrigens auch keinen Unterschied, wenn Sie am Mac die Datei mittels Finger am Trackpad signieren. Darauf kommt es nicht an.
Und, auch wenn das für Sie noch wie Zukunftsmusik klingt, in Zeiten von Blockchain wird irgendwann die Datenübertragung teurer, je mehr Daten übertragen werden.