Falls Sie sich nun ernsthaft mit dem Gedanken tragen, ein digitales Dokumentenarchiv anzulegen, so müssen Sie sich aber auch mit Fragen der Datensicherung und Langzeitarchivierung beschäftigen. Während beispielsweise Bücher und Dokumente aus Papier mühelos – je nach Qualität und Zusammensetzung – locker eine „Lebensdauer“ von fünfzig bis mehreren hundert Jahre erreichen können, sind manche optische Speichermedien wie CD-Rs oder DVD-Rs schon nach zehn Jahren ein Fall für den Recyclinghof. Bei wiederbeschreibbaren CD/DVD-RW sieht es noch schlechter aus. Es empfiehlt sich daher neben einer Sicherung auf externer Festplatte eine weitere Datensicherung beispielsweise auf DVD-RAM-Medien. DVD-RAM-Medien besitzen eine Haltbarkeit von bis zu dreißig Jahren, weshalb sie für diesen Zweck besonders geeignet sind. Allerdings benötigen Sie dazu gegebenenfalls einen neuen externen DVD-Brenner, dessen Erwerb mit einem Preis von bis zu 100 Euro zu Buche schlägt.
Ansonsten hilft das Umkopieren der Datenbestände – jeweils im Abstand von ein paar Jahren – auf neue CD-R oder DVD-R. Neben dem Datensicherungsmedium spielt auch die Frage des Dateiformats eine große Rolle. Programme die heute en vogue sind, können schon in wenigen Jahren in der Versenkung verschwunden sein, ganz abgesehen davon, dass sie vielleicht auf den dann aktuellen Macs und Betriebssystemen überhaupt nicht mehr laufen. Daher sollten alle wichtigen Dokumente in einem zukunftssicheren und nicht proprietären Dateiformat vorliegen: Grafikdateien zum Beispiel eher als TIFF-Datei und nicht BMP-Datei, Textdateien im reinen Textformat oder als PDF und nicht als DOC- oder Pages-Datei und so weiter. Dies ermöglicht auch ihre spätere Weiterverarbeitung mit anderen Programmen.
Fazit
Dokumente, Zeitschriftenartikel und andere Schriftstücke kann man am Mac mit relativ einfachen Mitteln und etwas Arbeitsaufwand fit für das digitale Zeitalter machen. Die langwierige Suche in Aktenordnern, Zeitschriftenhaltern und Schuhkartons entfällt, egal ob Sie diese nur in Ordnern ablegen oder von einem speziellen Programm verwalten lassen. Mit nur wenigen Mausklicks finden Sie die gewünschten Dokumente im digitalen Archiv und können diese problemlos weiter verarbeiten. Alleine die Frage nach der Langzeitarchivierung von digitalen Medien trübt ein wenig die Freude. Auf der sicheren Seite ist eigentlich nur, wer seine Daten alle paar Jahre auf neue Medien umkopiert und dabei auch ihre Integrität überprüft. Denn gemäß Murphy wird der Lesefehler immer genau bei der Datei auftreten, die man gerade benötigt und von der man sonst keine Kopie mehr besitzt. Manch ein Anwender mag sich dann nach der Haltbarkeit von Jahrtausende alten Steintafeln zurücksehnen ...
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- Seite 2: Vorbereitung der Dokumente
- Seite 3: Dokumente zusammenfassen
- Seite 4: Datensicherung und Langzeitarchivierung
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