So zaubern Sie Serienbriefe mit Pages am Mac

Seit Ende April 2017 ist Apples Textverarbeitung Pages zusammen mit der Tabellenkalkulation Numbers und dem Präsentationsprogramm Keynote kostenfrei für Mac, iPad und iPhone erhältlich. Der Bezug von Pages und den anderen beiden Apps aus der iWork-Suite ist somit nicht mehr an den Neukauf eines Mac gebunden.

Ab Oktober 2013 räumte Apple den Käufern von neuen Macs den kostenlosen Download von Pages, Numbers und Keynote ein. Einen Monat zuvor kamen erstmals Käufer des iPhone 5s in den Genuss der kostenfreien Apps von iWork und iLife. Seitdem gibt es jährlich ein kostenloses Update der Systemsoftware für Mac und iPhone, aber nur etwa alle zwei Jahre eine Aktualisierung der Apple-Apps und Standardprogramme wie Pages. So kommt es, dass Pages nun in seinen zwölf Dienstjahren bei Version 6 angelangt ist.

Information

Apple Pages

​Pages ist eine leistungsfähige und benutzerfreundliche Textverarbeitung für den Mac. Die Anwendung selbst benötigt in der neuesten Version das Betriebssystem macOS „Sierra“, mit dem es sich die Systemanforderungen teilt. Das sind zum Beispiel alle iMacs seit Ende 2009 oder das MacBook Pro ab Mitte 2010 sowie das MacBook Air ab Ende 2010. Kurzum: Wenn bei Ihnen Sierra läuft, dann können Sie die neueste Version Pages 6.1.1 ausführen.

Rotstift angesetzt

Die aktuelle Version 6.1 der Textverarbeitung bringt zum Beispiel den Import und Export im Austauschformat „RTF“ (Rich-Text-Format – also: Text mit Formatierungen) zurück. Mit Version 5 machte Apple nämlich einen Schnitt. Im Zuge der Vereinheitlichung von Pages für Mac, iPhone und iPad setzte Apple 2013 zum Kahlschlag an. Alle Funktionen, die sich nicht einheitlich für den Mac, iPhone und iPad umsetzen ließen, wurden gestrichen. Dazu zählen Funktionen für Serienbriefe und die Verknüpfung von Textkästen über mehrere Seiten eines Dokumentes hinweg. Dafür wurde der Formeleditor für mathematische und naturwissenschaftliche Formeln verbessert. Seit Version 6 befinden sich Funktionen für das Zusammenarbeiten mit Freunden und Kollegen im Aufgebot. Damit kann man gemeinsam mit anderen per iCloud zum Beispiel Ideen zusammentragen oder an Formulierungen feilen.

Das aktuelle Pages sieht aus wie Pages 5 und beherrscht per iCloud die Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten.
Das aktuelle Pages sieht aus wie Pages 5 und beherrscht per iCloud die Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten. (Bild: Screenshot)

Sicherlich sind viele der von Apple aus dem Leistungsumfang gestrichenen Funktionen in der papierlosen Arbeitswelt 4.0 längst überflüssig. Dennoch gibt es Bereiche, in denen es eben doch noch auf die Papierform ankommt. Etwa in der Vereinsarbeit, wenn der Schriftführer die Mitglieder zur Jahresversammlung einlädt. Zudem gibt es immer noch Kunden, die nur reagieren, wenn man ihnen einen personalisierten Brief schickt. Und nicht zuletzt lassen sich mit Pages Info-Flyer und Werbemittel erstellen, die sich vor professionellen Produkten nicht zu verstecken brauchen. Die Vorlagen für doppelseitige Broschüren befinden sich im Bereich „Rundbriefe“ im Standarddialog „Vorlage auswählen“. Dieses Fenster zeigt Pages gleich nach dem Start an. Das Menü „Ablage > Neu“ holt ebenfalls die Vorlagenauswahl auf den Schirm.

Bei den Vorlagen leistet Apple gute Vorarbeit. In der Tat helfen die Musterseiten für DIN-Briefe in der geschäftlichen Kommunikation etwa mit Versicherungen. Niemand muss quasi bei Null anfangen und das Rad neu erfinden. Die Stärke einer Textverarbeitung liegen im Bearbeiten längerer Texte – und im Fall von Pages kommen auch noch sogenannte Einseiter wie Einladungen, Flugblätter und Plakate sowie Lebensläufe und Urkunden hinzu. Die meisten Vorlagen dürften in den vielen Fällen wirklich genügen. Einfach anpassen und mit eigenen Texten versehen, speichern, drucken und fertig!

Checkliste: Was ist bei Print-Produkten zu beachten?

  • Papier leuchtet nicht, Papier wirkt.
  • Schrift muss lesbar formatiert sein.
  • Seiten brauchen Ränder zum Anfassen.
  • Papier hat eine Rückseite, die ebenfalls gestaltet werden will.
  • Die Anzahl der Seiten ist begrenzt.
  • Copyshops, Drucker und Dienstleister helfen weiter.

Schadensbegrenzung

Allerdings zerschlug Apple viel Porzellan beziehungsweise durchkreuzte mit Pages 5 so manchen Arbeitsablauf. Vier Jahre danach trifft man immer noch auf eingefleischte Anwender, die mit Pages 4 aus dem Paket iWork ’09 über die Runden kommen – immerhin läuft Pages 4.3 noch munter unter Sierra (10.12). Die aktuelle Version Pages 6.1.1 trägt diesem Umstand sogar Rechnung und offeriert unter dem Menübaum „Ablage > Exportieren > Pages ’09“ einen Export ins alte Format. Anhand der Dateiendung „.pages“ sind jedoch keinerlei Unterschiede erkennbar. In der Praxis ist es somit möglich, mehrere Versionen von Pages nebeneinander zu nutzen. Dies jedoch nur eingeschränkt zu empfehlen, weil Sie Informationen verlieren könnten, wenn Sie ein Dokument mit der „falschen“ Version von Pages öffnen. 

In puncto Funktionalität versprach Apple, „verlorene“ Features wieder einzubauen. Allerdings zeigen sich bei Themen wie „Zusammenarbeiten“ und Zugangsschutz mit Touch ID für Dokumente, dass Apple eigene Prioritäten setzt. Diesen fiel auch die Serienbrieffunktion von Pages ’09 (Pages 4) zum Opfer.

Arbeiten Sie mit Platzhaltern für die Adress-Informationen, die im Serienbrief durch die Informationen aus einer Tabelle ersetzt werden.
Arbeiten Sie mit Platzhaltern für die Adress-Informationen, die im Serienbrief durch die Informationen aus einer Tabelle ersetzt werden. (Bild: Screenshot)

Ein Serienbrief ist ein Dokument, das an viele Empfänger versendet wird. Dabei werden Platzhalter für die Adresse, Anrede und Teile des Inhalts bei Bedarf personalisiert und auf den Empfänger des Briefs zugeschnitten. Bei Vereinen und Gemeinschaften können dies Einladungen für Mitglieder sein, bei Kundenanschreiben können es individuelle Angebote sein. Das aktuelle Pages 6.1.1 lässt sich per AppleScript und externe Programme so weit steuern, dass auf der Basis einer Datenbank eine Personalisierung von Anschreiben erfolgen kann.

Serienbriefe mit dem aktuellen Pages

Die Lösung nennt sich „Pages Data Merge“ und wurde von Sal Soghoian programmiert. Soghoian arbeitete in den zurückliegenden zwanzig Jahre bei Apple, wo er als Produktmanager für das Dienstprogramm Automator zuständig war. Soghoian gilt als ein Guru in Sachen Apple Script. Sein Wissen gibt er nach wie vor auf Webseiten wie macosxautomation.com und iworkautomation.com weiter. Von letzterer können Sie das Programm Pages Data Merge als Zip-Archiv laden.

Alle Jahre wieder kümmert sich Apple um seine Anwendungsprogramme und spendiert auch Pages neue Funktionen.
Alle Jahre wieder kümmert sich Apple um seine Anwendungsprogramme und spendiert auch Pages neue Funktionen. (Bild: Screenshot)

Nach dem Auspacken des Archivs müssen Sie das Hilfsprogramm mithilfe des Befehls „Öffnen“ des Kontextmenüs starten. Pikanterweise stammt es nämlich von einem unbekannten Entwickler. Das liegt in den Firmen-Richtlinien für Apple-Mitarbeiter begründet; diese dürfen während ihrer Tätigkeit bei Apple keine Entwicklerkonten unter eigenem Namen führen – für Apple wäre das ein Interessenkonflikt. Daher wird Pages Data Merge beim ersten Aufstarten von Gatekeeper blockiert, kann aber mit einer Admin-Kennung autorisiert und gestartet werden.

Die Aufgabe von „Pages Data Merge“ besteht darin, die Serienbriefvorlage mit einem Datenbestand als Personalisierung zusammenzuführen und das Ergebnis in einem Zielformat zu speichern. Auf Wunsch kann das Hilfsprogramm E-Mails erzeugen und den Serienbrief als personalisierten Anhang verschicken. Dazu ist es nötig, dass bei den Empfängern korrekte E-Mail-Adressen abgelegt sind. Nicht anders ist es bei den Adressinformationen – nicht zustellbare Briefe kommen postwendend zurück.

Zu den Vorbereitungen für den Serienbrief gehört ein Anschreiben, in dem Sie eine Adresse und weitere Bereiche, die Sie personalisieren möchten, als Platzhalter definieren. Das geht mit dem Menübefehl „Format > Erweitert > Als Platzhalter festlegen“. Markieren Sie zum Beispiel den Wohnort und verwandeln diesen in einen Platzhalter. Damit das Programm jedoch wissen kann, dass es sich um den Platzhalter für den Wohnort handelt, klicken Sie in der Funktionsleiste bei Pages die Schaltfläche „Format“ und wechseln im Informationsfenster der Seitenleiste auf den Bereich „Mehr“. Dort tragen Sie unten unter der Bezeichnung „Name für Skripte (Tag)“ einen eindeutigen Namen für den Platzhalter (im Beispiel „STADT“) ein.

Schriftsachen

Stilmix verhindern

Text formatieren Sie in Pages mit sogenannten Formatvorlagen und Absatzstilen. Änderungen an einer Stelle übernehmen Sie einfach auf identische Fälle in Ihrem Dokument. Auf diese Weise sehen Ihre Dokumente stets einheitlich aus. Absatzweise ändern Sie unterschiedliche Formatierungen in einem Arbeitsschritt.
Zudem hält Pages ein paar Befehle bereit, die helfen, den Stilmix zu verhindern. Denn per Copy-and-Paste und die Zwischenablage gelangen neue Formatierungen in die Pages-Dokumente. Wählen Sie den Menübefehl „Bearbeiten > Einsetzen und Stil anpassen“ ([cmd]+[shift]+[alt]+[v]), wenn Sie einen Abschnitt ohne Formatierungen einfügen möchten. Pages passt den Stil beim Einfügen an. Eine nachträgliche Umformatierung entfällt. Das spart Zeit.
Eine weitere Abkürzung liefern die Befehle „Format > Stil kopieren“ ([cmd]+[alt]+[c]) und „Format > Stil einsetzen“ ([cmd]+[alt]+[v]). Anstatt im Bereich „Infofenster“ zu schauen, welche Schriftauszeichnung an einer Stelle vergeben ist, nehmen Sie einfach die Auszeichnung mit dem Kurzbefehl „Format > Stil kopieren“ auf und fügen ihn an anderer Stelle wieder ein.

Personalisierung von Serienbriefen

Wer kennt es nicht? Nichts ist ärgerlicher als ein Anschreiben mit falscher Anrede. Für jeden Platzhalter benötigen Sie in Ihrer Datenbank eine Spalte mit den zugehörigen Variablen, die später zeilenweise in den Serienbrief überführt werden sollen. Möchten Sie zum Beispiel die Anrede personalisieren, so müssen Sie gewährleisten, dass für jeden Adressaten eine eigene Formulierung angelegt ist. Die Qualität Ihrer Daten wirkt sich direkt auf die möglichen Individualisierungen im Serienbrief aus. Daher stimmen Sie die Vorlage in Pages mit Ihren Daten ab, die Sie zum Beispiel als CSV aus Excel oder MySQL oder als Tabelle in Numbers führen können.

Im nächsten Schritt führen Sie das Anschreiben aus Pages mit der Tabelle Ihrer Adressaten zusammen. Dafür definieren Sie, welche Variable aus der Datenbank für die Benennung der zahlreichen Dateien herangezogen werden soll. Empfehlenswert ist ein eindeutiges Merkmal, zum Beispiel eine Kundennummer. In überschaubaren Szenarien verwenden Sie den Namen. Besonders bequem und kostengünstig ist ein Versand per E-Mail, denn „Pages Data Merge“ kann E-Mail-Nachrichten mit einem personalisierten Attachment erzeugen.

Arbeiten Sie mit Platzhaltern für die Adress-Informationen, die im Serienbrief durch die Informationen aus einer Tabelle ersetzt werden.
Arbeiten Sie mit Platzhaltern für die Adress-Informationen, die im Serienbrief durch die Informationen aus einer Tabelle ersetzt werden. (Bild: Screenshot)

Bevor Sie einem Serienbrief-Workflow mit „scharfen“ Daten laufen lassen, lohnt sich der eine oder andere Testlauf, um den Prozess zu optimieren und Fehler auszuschließen. Dank der Arbeit von Ex-Apple-Manager Sal Soghoian lassen sich auch komplexe Aufgaben im Gespann von Pages und Numbers erledigen.

Pages oder lieber Word?

Pages und Numbers können es ganz im Gegensatz zu Keynote nicht mit ihren jeweiligen Microsoft-Office-Pendants Word und Excel aufnehmen. Aber die Apple-Apps bieten nicht zuletzt durch das Teamwork per iCloud sowie dank zahlreicher Vorlagen eine mehr als ausreichende Grundversorgung für intelligente und auch umfangreichere Schreibaufgaben.

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Hat ja ziemlich lange gedauert bis ihr diesen Trick veröffentlicht. Wobei die Serienbrieffunktion im "alten" Pages wesentlich einfacher zu bedienen ist. Man kann nur hoffen, dass weitere verlorengegangene Funktionen bald wieder auftauchen. Die Bedienoberfläche von Pages ist für mich nämlich um Lichtjahre besser wie bei Word.

Es ist armselig, dass solche Grundfunktionen nicht vorhanden sind!

zum erlernen einiger Praktiken finde ich die Bücher einfach riesig:

„Pages für iPad Einführungshandbuch iOS 10“ von Apple Education
https://itun.es/de/Gzgajb.l

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Aus der Reihe gibt es noch einiges mehr [Victory Hand]️

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