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Kontakte auf dem Mac: Clevere Funktionen erleichtern die Gruppenverwaltung

Mit einem gut gepflegten Adressbuch, das auf Ihrem Mac Kontakte heißt, haben Sie Zugriff auf die Adressen aller Ihrer Familienmitglieder, Freunde und Arbeitskollegen. Besonders in der Zusammenarbeit mit Mail ist das sehr hilfreich, denn daraus zieht sich der E-Mail-Client wichtige Informationen, in erster Linie E-Mail-Adressen. Die Kontakte-App hält aber noch jede Menge anderer Funktionen bereit, über die Sie Ihre Kontakte noch cleverer und somit übersichtlicher verwalten.

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Intelligente Gruppe einrichten

Wenn Sie unzählige Kontakte im gleichnamigen Adressbuch auf Ihrem Mac hinterlegt haben, wird es schnell unübersichtlich. Für mehr Ordnung sorgen sogenannte „Intelligente Gruppen“, in denen Sie mehrere Kontakte, die bestimmte Eigenschaften miteinander teilen, zusammenfassen können. Eine derartige Gruppe legen Sie in der App Kontakte an, indem Sie die Tasten [alt]+[cmd]+[N] gleichzeitig drücken. Vergeben Sie anschließend einen passenden Namen und legen Sie die Kriterien fest.

Wünschen Sie beispielsweise, dass alle Mitarbeiter einer bestimmten Firma in einer Gruppe zusammengefasst werden, wählen Sie folgende Optionen: Firma + ist und geben im entsprechenden Textfeld den Namen der Firma ein. Bestätigen Sie die Optionen danach per Klick auf OK. in der neuen intelligenten Gruppe befinden sich jetzt alle Mitarbeiter, die bei dieser Firma arbeiten. Auch neue Kontakte, die Sie später hinzufügen, werden automatisch in diese Gruppe einsortiert. Voraussetzung ist, dass Sie bei den zugehörigen Kontakten in der Visitenkarte das Feld Firma korrekt ausgefüllt haben. Natürlich sind auch andere Sortieroptionen und Kombinationen von Optionen möglich, wie beispielsweise alle Mitarbeiter einer Firma, die bei der Filiale an einem bestimmten Standort arbeiten.

Adressen für E-Mails an Gruppen festlegen

Oftmals haben Menschen mehrere E-Mail-Adressen, zum Beispiel eine private, eine berufliche und vielleicht noch eine im Sportverein, für den sie ehrenamtlich arbeiten und somit in Kontakt stehen. Damit eine E-Mail an eine Gruppe bei jedem Empfänger an die richtige E-Mail-Adresse gesendet wird, können Sie für jedes Mitglied der Gruppe die passende E-Mail-Adresse festlegen. Markieren Sie dazu in der App Kontakte die entsprechend Gruppe. Über den Menüpunkt "Bearbeiten" -> "Verteilerliste bearbeiten…" können Sie nun für jedes Gruppenmitglied die Kontaktadresse festlegen, die für diese Gruppe gelten soll. Die Kontaktadresse stellt die App fettgedruckt dar. Bestätigen Sie die Einstellungen abschließend mit einem Klick auf OK.

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