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Apple und Microsoft Office – Dein perfekter Workflow

Die Art, wie wir arbeiten, verändert sich gerade drastisch. Die uns umgebende Technik sollte dies so flexibel wie möglich unterstützen. Apple und Microsoft haben den Übergang in ein neues Zeitalter längst eingeleitet.

Von   Uhr

Die letzten Monate haben für viele Menschen eine drastische Veränderung der Arbeitsbedingungen mit sich gebracht. Der Wechsel vom täglichen Gang ins Büro zum Homeoffice oder zu einem forcierten mobilen Arbeiten wurden zur Alltäglichkeit. Video-Konferenzen und Video-Calls haben in den vergangenen Monaten eine neue Wichtigkeit erlangt, ebenso das kollaborative Arbeiten über Räume und weit auseinanderliegende Orte hinweg. Das heißt auch, dass wir sowohl privat als auch zu Arbeitszwecken auf verschiedenen Endgeräten aktiv sein, unterschiedliche Betriebssysteme kennen und diverse Cloud-Services nutzen müssen. Was für manch einen im ersten Moment kompliziert klingt, bietet unter Nutzung der bekanntesten und besten Systeme und Geräte eine Vereinfachung und sogar immense Vorteile.

Zunächst einmal sind Apple-Geräte wie das MacBook, der iMac, iPad, iPhone oder die Apple Watch dank ihrer Vielseitigkeit hervorragend für alle modernen Herausforderungen gerüstet. Aufgrund strenger Sicherheitsregeln und Hard- und Software aus einer Hand, kannst du dich mit den Produkten aus Cupertino stets gut aufgehoben fühlen. Alles ist perfekt aufeinander abgestimmt, die Infrastruktur schnurrt wie ein gut geölter Motor und bereits direkt nach dem Auspacken kannst du loslegen und bist mit allem Notwendigen ausgestattet.

Und auch die Zusammenarbeit mit Kollegen und Freunden über die Grenzen des eigenen Bildschirms hinaus, ist dank vieler cloudbasierter Services gewährleistet und höchst einfach nutzbar. Da mutet es fast anachronistisch an, wenn man noch auf das bis vor ein paar Jahren gängige Besitzen von Computerprogrammen setzt. Denn heutzutage ist es wichtiger, dass sich die besten und populärsten Programme nahtlos in die ausfallsicheren, cloudbasierten Ökosysteme einfügen.

Highlight: Microsoft Teams

Eine der wichtigsten Komponenten von Microsoft 365 nennt sich Teams und ist das Microsoft-Äquivalent zu Zoom, jedoch mit einer ganzen Menge an zusätzlichen Funktionen. Das Programm weiß zuallererst mit einem schlanken Design und einer intuitiven Oberfläche zu überzeugen. Ob Schüler und Lehrer, Studenten oder Arbeitskräfte einer Firma, dieser Teil des 365-Abonnements ist sicher einer der wichtigsten für die kommende Zeit, und er passt zu jeder Gruppe von Nutzern. Firmen können beispielsweise eigene Kanäle für Marketing, Produktion, Administration und ähnliche Bereiche anlegen und so die Video-Konferenzen sauber trennen und bündeln. Die Teilnehmer werden in Besitzer, Mitglieder und Gäste sortiert, die entsprechend mit unterschiedlichen Fähigkeiten ausgestattet sind. Diese klare Hierarchie sorgt zusätzlich für Ordnung und Struktur. Besonders Spaß machen kleine Gimmicks wie das Verwischen des Hintergrunds, so dass beim Video-Meeting nichts ablenkt. Wie man es von Green Screens kennt, lassen sich sogar andere Bilder, auch eigene, hinter den Teilnehmern einfügen. Sollte es also mal nicht aufgeräumt genug für einen seriösen Video-Chat sein, muss einem dieser Umstand keine Sorgen bereiten.Die Arbeit mit Microsoft Teams bedeutet aber auch, dass du fortan nie wieder in veralteten Dokumenten und Entwürfen arbeitest. Da sich auch Excel, Word und Powerpoint integrieren lassen, ist jeder Teilnehmer immer in der neuesten Version des Arbeitsdokuments.

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Aus Office wird Microsoft 365

Denkt man an die wichtigsten, seit Jahrzehnten bewährten Arbeitsprogramme, fällt einem natürlich sofort Microsoft ein. Und siehe da: Auch bei der in Redmond, Washington, ansässigen Firma sind die Zeiten von System-CDs längst vorbei, und die Rivalität mit Apple ist einer harmonischen Zusammenarbeit gewichen. Das von Bill Gates gegründete Unternehmen setzt bei seinem Flaggschiff, den Office-Programmen, inzwischen zum größten Teil auch auf einen Abo-Service, der weit mehr kann als eine klassische Office-Suite. Im Zuge der Erneuerung hat man den Dauerbrenner Office in Microsoft 365 umbenannt, um die gravierende Veränderung hin zu einem cloudbasierten Service deutlich zu machen. Vor allem hat man im Hause Microsoft die gesamte Suite moderner, flexibler und umfangreicher gestaltet. Programme wie Word, Excel oder Powerpoint sind seit einiger Zeit deutlich vielseitiger als noch vor Jahren und somit zukunftstauglich. Ob KI-gestützte Funktionen in Word, intelligente Korrekturhilfen im Microsoft-Editor, Premium-Vorlagen in Powerpoint oder eine zentrale Ansicht mehrerer Kalender: Die Fähigkeiten von Microsoft 365 können sich sehen lassen.

Aber auch das Drumherum weiß zu überzeugen. Mit dem sogenannten OneDrive-Speicher kannst du bequem Dateien bis zu einem Terabyte in der Cloud sichern. Automatische Sicherheitskopien und ein persönlicher Tresor auf OneDrive bieten Netz und doppelten Boden. Und auch das eingangs erwähnte kollaborative Arbeiten ist mit Microsoft 365 problemlos möglich. Programme wie Excel oder Word (aber auch viele weitere) lassen dich kinderleicht gemeinsam mit Kollegen arbeiten und du hast die Sicherheit, dass immer der neueste Stand gespeichert wird.

Highlight: onedrive

Bisher weniger bekannt als die klassischen Komponenten Word, Excel und Powerpoint ist OneDrive. Dieser virtuelle Speicherort kann auf unterschiedlichste Weise genutzt werden und entpuppt sich als sinnvolle Ergänzung zu den anderen Bestandteilen von Microsoft 365. Eine wichtige Funktion des „Tresor“ genannten speziellen Ordners ist, dass du dort zahlreiche wichtige Dokumente hinterlegen kannst, die nur über die OneDrive App per Fingerabdruck oder über einen SMS-Code zugänglich sind. Diese Option ist besonders hilfreich, wenn du an einem entlegenen Ort ein solches Dokument benötigst, es aber nicht bei dir hast. Dasselbe gilt natürlich auch für Dateien, Fotos oder sonstige Formulare, die du nicht ungeschützt speichern oder auf einer haptischen Festplatte lagern möchtest, da eine solche leicht entwendet werden kann. Der virtuelle Tresor schließt sich dabei bei Inaktivität nach wenigen Minuten von selbst. Es gibt kaum eine einfachere Methode, um zu vermeiden, dass wichtige Firmendokumente, -pläne und -daten oder persönliche Dinge aus dem schulischen und studentischen Bereich nach außen dringen. Die große Speicherkapazität von einem Terabyte pro Person unterstützt diese Flexibilität noch zusätzlich.


Krisensicher

Sprechen wir von den Krisenzeiten, denn in einer solchen befinden wir uns gerade, und niemand weiß, wie und vor allem wie lange die derzeitige Situation anhalten wird. Als hätten es die Entwickler längst geahnt, bietet Microsoft 365 für den Homeoffice-Fall zeitgemäße und kluge Lösungen an. Mit den implementierten Videocalls beispielsweise kannst du dich mit deinem Team absprechen und die Ergebnisse nahtlos in deine Arbeit mit den Programmen einfügen. Mit Teams nutzt du künftig Funktionen wie Chats, Videokonferenzen und Calls mit einem Klick. Bei Meetings per Video kannst du wiederum kinderleicht im Together Mode alle Teilnehmer vor einem einheitlichen digitalen Hintergrund platzieren, aber auch Effekte auswählen, den Hintergrund weichzeichnen oder Bilder dafür hochladen.

Das gemeinsame Arbeiten ist aber bei Weitem nicht auf die Erwachsenen- und Arbeitswelt begrenzt. Denn mit Microsoft Teams wird auch das Onlinelernen und der Präsenzunterricht zu einer perfekt funktionierenden und leicht zu steuernden Angelegenheit. Übungen, Notizen, Hausaufgaben und Stundenpläne finden sich bei Microsoft 365 an einem Ort, ein Programm wie OneNote hilft dir, alle deine Notizen in unmittelbarer Nähe zu Arbeitsprogrammen wie Word, Excel oder Powerpoint zu finden. Lehrer können auf dem integrierten digitalen Whiteboard unbegrenzt schreiben, dezente Wortmeldungen sind mit der Hand-heben-Funktion möglich.

Sorgen, ob du mit einer aktuellen Version arbeitest, musst du dir im Übrigen nicht mehr machen. Mit dem Abonnement bist du immer auf dem neuesten Stand, was neue Features oder Sicherheitsupdates angeht.

Highlight: To do

Ein weiterer wertvoller Baustein von Microsoft 365 ist To Do. Diese Aufgabenliste kann viel mehr als nur die eigenen Vorhaben aneinanderzureihen. In To Do lassen sich deine Listen teilen und du kannst sie anderen Mitgliedern zuweisen. Sie lassen sich thematisch sortieren und zwischen Aufgaben und normalen Listen trennen. Segmente wie „Mein Tag“ und „Vorschläge“ strukturieren deinen Tagesablauf noch einmal vollkommen neu. Optisch kannst du deine Aufgabenlisten verschönern und dich so das kleine bisschen mehr motivieren, möglichst oft nachzusehen und Haken hinter Ziele zu setzen. To Do denkt für dich außerdem mit: Klickst du auf das Symbol einer Glühbirne, werden dir Vorschläge für deine Listen erstellt. Und solltest du ein paar deiner Aufgaben nicht geschafft haben, rutschen diese auf Wunsch automatisch auf die Liste vom Folgetag.


Wechsel vom Auslaufmodell

Und damit wären wir auch schon bei einem der gewichtigsten Gründe für einen Wechsel zu Microsoft 365. Seit dem 13.10.2020 hat Microsoft den Support für die Office Version 2016 und Office für Mac eingestellt. Das heißt ab sofort gibt es keine Sicherheitsupdates mehr für die Büroprogramme aus jenem Jahrgang und ebenso wenig Hilfe dafür bei Problemen per Chat, Telefon oder Online oder Feature-Updates. Nutzen kannst du die Software natürlich weiterhin, aber die beschriebenen Annehmlichkeiten gibt es nur mit Microsoft 365 oder der Office Version 2019, auf die jedoch in absehbarer Zeit dasselbe Schicksal wartet wie auf ihren Vorgänger.

Da es sich bei Microsoft 365 eindeutig um die Variante der Zukunft handelt, solltest du dies vor allem in Erwägung ziehen, wenn du planst, mittel- bis langfristig mit den Office-Programmen zu arbeiten. Im Zuge eines Abonnements erhältst du unter anderem neue Funktionen schneller als mit der bisherigen Version und jeder Anwender eine nicht zu unterschätzende Menge an Speicher, nämlich 1 Terabyte pro Person im OneDrive.

Bist du dir noch unsicher und möchtest du dich nicht gleich festlegen, bietet das Unternehmen einen Testzeitraum an. Preislich liegt Microsoft 365 bei 7 Euro pro Monat oder 69 Euro im Jahr für eine Einzelplatzlizenz. Familien können bereits ab 10 Euro im Monat oder 99 Euro im Jahr den Dienst nutzen.

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Vier Jahre 2016 sind immer noch günstiger als vier Jahre 365. Vor allem wenn man office nicht oft braucht (also nur dienstlich hin und wieder, weil man doc-Dateien bekommt)

Ich mache bei 365 auf keinen Fall mit. Es gibt keinen Dauergebrauch bei mir, ich müsste viel Geld für viele Funktionen bezahlen, die ich nie und nimmer benötige (von einigen Apps im Paket ganz zu schweigen). das Thema Datenschutz stellt sich außerdem fraglich dar.

Es gibt deutlich günstigere Alternativen als diese ständige Abzockerei, denn etwas anderes ist es nicht.

Oder anders gesagt: Wer benutzt wirklich mehr oder weniger intensiv alle Apps der Suite? Meistens handelt es sich doch nur um Word. Der Rest wird einfach so mit bezahlt. Warum? Vielleicht bin ich ja der einzige im Universum.

Stimme dir 100% zu, MS-Schwerstgewicht nur für einige wenige Anwendungen! Trotzdem benutzen wir dieses Sch...Ding täglich. Ist so wie eine Weltsprache, keine mag sie und trotzdem muss man sie sprechen - wie vor 2000 Jahren Latein, Mittelalter Französisch, heute Englisch und morgen... Chinesisch?

Ich war auch lange der Meinung, dass Abodienste teuer und unnütz sind. bis Corona kam. Seitdem nutze ich Microsoft teams fast jeden tag für Absprachen und Videchats. Die 1 TB OneDrive Cloud Speicher sind auch ziemlich geil, wenn man beruflich zusammen an Word oder Xls-Dateien arbeiten will die dann in der Cloud liegen und für alle einfach zugänglich sind. Adobe hat es mit dem Abodienst vorgemacht und auch dort hat es sein Für und Wider aber ich glaube, man kann nicht pauschalisieren. Für einige, die das auch beruflich oder in der Ausbildung/Studium viel nutzen, ist die M365 Suite ein Segen und die 7 € monat gebe ich auch für Netflix und Co aus, dass ich ebenfalls mal mehr mal weniger nutze.

Aber für Nutzer, die das nur ganz selten benutzen, gibt es ja kostengünstige Alternativen ;-)

Hallo MacLife Team,
es ist schade, auch wenn der Artikel hauptsächlich auf Microsoft Office ausgelegt ist, ihr keine Alternativen genannt habt. Zumindest in einem Nebensatz wäre das wünschenswert gewesen.

Microsoft hat sich in den letzten Jahren auch nicht als unbedingt Datenschutz freundlichstes Unternehmen dargestellt. Man denke nur an den quasi online Zwang beim Windows Benutzer und die ganzen Tracking und Meta-Datensammler bei Windows die sich nicht abschalten lassen. Siehe BigBrother Award 2020

Vielleicht könnt ihr ja auch mal etwas über LibreOffice oder Freesoft Office schreiben. Beides kostenfreie Programm die wie Apple, doch ein wenig mehr auf Datenschutz geben.

Auch habt ihr nicht mal die Apple eigenen Programme erwähnt. Schade.