Todoist und Co.: 5 Aufgabenplaner für Mac und iPhone auf dem Prüfstein
Der Blick in Apples App Store ist fast überwältigend: Kaum eine Programmsparte ist ähnlich reich bedacht wie die der Aufgabenplaner. Fast monatlich kommen neue Varianten hinzu, oft verknüpft mit digitalen Notizbüchern und Terminverwaltungen. Da fällt es schwer, den Überblick zu behalten – zumal sich viele Konzepte gleichen und es nicht einfach ist, den Funktionsumfang vor dem Herunterladen oder gar dem Abschluss eines kostenpflichtigen Abovertrags abzuschätzen.
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Besonders für Freiberufler und kleine Unternehmen ist die Auswahl der passenden App nicht auf die leichten Schulter zu nehmen: Hat man sich erst einmal für eine bestimmte Lösung entschieden, ist man nur allzu schnell festgelegt – denn so gut wie nie sind die einzelnen Planer so weit untereinander kompatibel, dass man die bereits angelegten Projekte bei einem Programmwechsel einfach migrieren könnte. Und das Nachtragen bereits erledigter Aufgaben ist per Hand mehr als leidlich.
Nach dem Aufkauf 2015 verkündete Microsoft das baldige Ende des so beliebten Aufgabenplaners Wunderlist und die Integration der Funktionen in die eigene To-Do-App. Bis heute hinkt Letztere jedoch trotz anfangs guter Ansätze weit hinter dem gesteckten Ziel, das Original zu ersetzen, hinterher – und Wunderlist findet sich nach wie vor kostenfrei und vollumfänglich einsatzbereit im App Store.
Das Mittel der Wahl
Apple legt dem Mac, iPhone, iPad und sogar der Apple Watch ein Bordmittel bei, das für die Selbstorganisation und den privaten Gebrauch vieler Nutzer bereits ausreichend sein mag: „Erinnerungen“ verwaltet etwa Einkaufslisten und die Urlaubsplanung perfekt, für die Organisation beruflicher Aufgaben eignet sich das kleine Werkzeug aber nur sehr bedingt. Hier setzen professionellere Lösungen an: Sie erlauben zumeist das Erstellen komplexer Projekte inklusive Unteraufgaben und dedizierter Terminplanung – im besten Fall ermöglichen sie sogar das Verteilen von Aufgaben an Teammitglieder. Der Übergang zu hochprofessioneller Projektmanagement-Software wie Asana und Trello, die in größeren Unternehmen, Agenturen und Redaktionen ihren Platz haben, ist dabei oft fließend.
In unserem Vergleich haben wir bewusst ein Vorauswahl für Freiberufler und Kleinunternehmen getroffen und lassen die Aufgabenplaner gegeneinander antreten, die sich in den vergangenen Jahren im Arbeitsalltag einzelner Autoren und bei der Aufgabenverwaltung der gesamten Redaktion besonders bewährt haben.
Die Grenzen zwischen Erinnerungs-Apps, Aufgabenplanern und Projektmanagern ist fließend. Trotzdem haben wir hochprofessionelle Unternehmenslösungen bewusst außen vor gelassen. Sollten Sie etwa Wert auf grafische Projektdarstellungen mit Gantt-Diagrammen legen, kommen Sie an dedizierten Lösungen wie Asana und Trello nicht vorbei – reine To-do-Planer sind hier mit ihrer Konzentration auf Listen schnell überfordert.
Tatsächlich: Es gibt noch Aufgabenplaner in Papierform. Einer der interessantesten „Retro-Vertreter“ ist der „7Mind Planer“: Mit ihm definieren Sie Ihre Ziele nach dem allgegenwärtigen Prinzip der Achtsamkeit.
Das sollten Sie vor dem Kauf bedenken
- Eremit oder Teamplayer? Suchen Sie eine einfache To-do-Liste, um sich selbst besser zu organisieren oder für die komplexe Aufgabenplanung im Team? Im zweiten Fall sollten sie darauf achten, dass sie angelegte Projekte Kollegen und Freunden öffnen können.
- Apple only oder große, weite Welt? Viele der im App Store angebotenen To-do-Apps bedienen ausschließlich das Apple-Ökosystem. Was auf den ersten Blick für die eigene Anwendung ausreichend erscheinen mag, stößt schnell an seine Grenzen, wenn im Unternehmen einige Kollegen mit Android-Geräten unterwegs sind. Um diese nicht auszuschließen, achten Sie vorab auf entsprechend kompatible Programmvarianten.
- App-only oder Web? Nutzen Sie Ihren Aufgabenplaner in den allermeisten Fällen mit dem iPhone und für umfangreichere Verwaltungen auf dem iPad? Dann mag eine mobile Lösung für Sie ausreichend sein. Trotzdem ist ein zusätzliches Webinterface nicht zu unterschätzen: Sie können es mit jedem Webbrowser aufrufen – auch vom Windows-Rechner im Büro aus. Und viele Funktionen – wie etwa die Neuorganisation von Aufgaben – ist in der Weboberfläche eben doch einfach schneller erledigt.
- Desktop oder Web? Ziehen Sie Desktopprogramme auf dem Mac nach wie vor Web-Apps im Browser vor? Dann sollten Sie sich vergewissern, dass es eine dedizierte Mac-App Ihres favorisierten Aufgabenplaners gibt.
- Kaufen oder Abo? Das Abomodell ist mittlerweile im professionellen Softwarebereich gängig. Auch To-do-App-Anbieter rechnen ihre Serverdienste gern regelmäßig ab. Wünschen Sie dies nicht, verkleinert sich Ihre Auswahl. Im App Store finden sich allerdings auch einige gute kostenfreie Alternativen, die sich vornehmlich dem Privatnutzer andienen.
Konzept: Welche App unterstützt Sie am besten?
„Getting Things Done“ scheint als Methode zur Selbstorganisation für nahezu alle To-do-Listen Pate gestanden zu haben: Der Nutzer trägt seine Aufgaben in die App ein, um sich fokussiert der aktuellen zu widmen und die weiteren zumindest kurzfristig aus dem Gedächtnis zu tilgen.
Besonders Todoist und Things drängen sich mit ihrer klaren Struktur zum Arbeiten nach dem GTD-Prinzip geradezu auf: Den Ideen-Eingang ergänzt eine Aufgabenübersicht des aktuellen Arbeitstags und der kommenden Tage. In Microsoft To-Do gerät der Blick in kommende Aufgaben etwas unübersichtlicher: Die von Wunderlist gewohnte Wochenübersicht hat es bisher nicht in den Nachfolger geschafft. Dafür erlaubt die Priorisierung mit Sternen die Konzentration aufs Wesentliche – ein Konzept, das bis heute unübertroffen ist.
Einen etwas anderen Ansatz verfolgt Any.do: Zu jedem Projekt dürfen Sie sich eigene Terminansichten anzeigen lassen – davon profitieren besonders Teams, die mit vielen Deadlines hantieren müssen
Bedienung: Welche App bietet die beste Oberfläche?
Minimalismus ist das verbindende Glied bei der Gestaltung nahezu aller vorgestellter Oberflächen – kein Wunder, schließlich soll so wenig wie möglich von der Konzentration auf die Aufgaben ablenken.
Any.do treibt diesen Ansatz auf die Spitze: Fast spartanisch kommt die GUI standardmäßig in schlichtem Schwarzweiß daher – manchem mag das zu viel des Guten sein. Gnadenlos schlicht und erfreulich übersichtlich kommt auch Todoist daher – die systematisch gepflegte App unterstützt seinen Nutzer gar selbsttätig mit intelligenten Terminvorschlägen, falls eine Deadline droht zu platzen.
Voller guter Ideen steckt das runderneuerte Things: Der allgegenwärtige Plus-Schalter etwa erlaubt die schnelle und zielgerichtete Anlage neuer Aufgaben und Projektüberschriften. Ausgerechnet das auf Apple-Produkte konzentrierte Omnifocus wirkt im Vergleich etwas altbacken – eine Entschlackung würde dem Programm guttun. Bisher weist es vielleicht die steilste Lernkurve aller getesteten Programme auf.
Preismodelle: Wie weit kommt man ohne Pro-Version?
In konservativen ökonomischen Märkten wie Deutschland treffen Softwareabonnements oft auf Skepsis. Regelmäßig Geld für Apps auszugeben, erscheint vielen Nutzern nach wie vor abwegig. Trotzdem stehen im Fall von Aufgabenplanern auch zu pflegende Cloud- und Serviceangebote dahinter – und das verlangt regelmäßige Einnahmen. So verwundert es nicht, dass sich mit Any.do und Todoist gleich zwei hier vorgestellte Anbieter ihre Dienste im Abo bezahlen lassen – die Kosten fallen pro Anwender an, was besonders bei Unternehmen ins Geld gehen kann. Private Nutzer und Freiberufler könnten übrigens mit dem Funktionsumfang der kostenfreien Varianten bereits zufrieden sein.
Things und Omnifocus bieten ihre Programme ganz klassisch gegen eine Einmalzahlung an. Zu beachten ist jedoch, dass Mac-, iPhone- und iPad-Versionen getrennt bezahlt werden wollen. Besonders Omnifocus langt hier kräftig hin. Lediglich Microsoft verteilt seine To-Do-App bislang uneingeschränkt kostenfrei.
Teamfähigkeit: Können Sie Ihre Projekte teilen?
Wer die To-do-App nicht nur für die private Organisation, sondern auch als Aufgabenplaner im Team oder Unternehmen einsetzen will, kommt um die Möglichkeit des Öffnens von Projekten für Kollegen kaum herum. Aber auch der gemeinsame Einkaufszettel für die Familie ist sinnvoll und verteilt das Shopping auf mehrere Schultern.
Ganz weit vorn ist hier einmal mehr Todoist, das die getrennte Zuordnung von Aufgaben und Unteraufgaben an getrennte Mitarbeiter zulässt. Unteraufgaben innerhalb von Projekten beherrscht mittlerweile auch To-Do von Microsoft, wie bei Any.do lassen sich diese jedoch nicht frei zuordnen: Wer also für eine Aufgabe zugeordnet ist, muss auch die Subaufgaben im Auge behalten oder sie als eigene Aufgaben an Kollegen verteilen – das gerät schnell unübersichtlich.
Things und Omnifocus synchronisieren Aufgaben zwar zwischen Mac, iPad und iPhone, lassen das Teilen im Team aber nicht zu. Sie eignen sich somit primär für die Selbstorganisation und für Freiberufler.
Der beste Aufgabenplaner: Todoist
Es ist vielleicht der Schlüssel zum Erfolg: Das Team um Todoist arbeitet über die ganze Welt verteilt und ist somit selbst auf einen effektiven Aufgabenplaner angewiesen. Mit seiner umfangreichen Verwaltung und Aufteilung von Aufgaben und Unteraufgaben, der Zuordnung von Etiketten, seinen Filterfunktionen sowie den intelligenten Terminvorschlägen hat es im professionellen Bereich folgerichtig die Nase vorn. Schön auch das Produktivitäts-Karma: Je fleißiger Sie sind, umso mehr Punkte erhalten Sie – das spornt an und macht Spaß! Fehlt eigentlich nur noch ein Gantt-Diagramm, um das Tor zum Projektmanagement aufzustoßen.
Sehr zu gefallen weiß auch das aus Stuttgart stammende Things: Elegant und minimalistisch zugleich, ist es wohl die schönste und übersichtlichste App für Bewohner des Apple-Universums. Leider liegt hier auch die Krux: Ohne eine Android- oder zumindest eine Webversion und besonders die Möglichkeit, Kollegen zur Mitarbeit an Projekten einzuladen, bleibt es eben primär ein (sehr gutes) Selbstorganisationswerkzeug. Es könnte aber mehr sein.
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Eure Aussage "Private Nutzer und Freiberufler könnten übrigens mit dem Funktionsumfang der kostenfreien Varianten bereits zufrieden sein" ist etwas daneben. Wie kann ich mit einem Aufgabenplaner (hier Todoist) zufrieden sein, wenn er mir die Aufgabenfälligkeit nicht einmal anzeigt????? und dafür € 30,- zu bezahlen??? Damit würden Euch wahrscheinlich auch etliche Aufgaben durch die Lappen gehen...?