Topix Enterprise erklärt

Quelle: https://www.maclife.de/ratgeber/topix-enterprise-jeden-auftrag-griff-100101021.html

Autor: Stefanie Seidler

Datum: 07.03.18 - 14:13 Uhr

Mit TOPIX enterprise jeden Auftrag im Griff

Finanzen, Personal, Rechnungswesen, Warenwirtschaft ... Erreicht ein Unternehmen eine gewisse Größe, können derlei Aufgaben schnell zu einem unübersichtlichen Problem werden. TOPIX bietet eine umfangreiche und einfache Lösung.

In einer komplizierter werdenden Welt, sehnt sich jeder in möglichst vielen Bereichen nach einer Vereinfachung der Abläufe. Genau wie wir uns von Apps auf dem Smartphone erhoffen, dass sie möglichst viele Fähigkeiten in einer Anwendung vereinen, wünschen wir uns für die Software auf unseren Arbeitsrechnern, dass sie einfach zu verstehen, übersichtlich und dennoch multifunktional ist. Was wäre also, wenn es ein Programm gäbe, mit dem Sie in Ihrer Firma Aufgaben wie Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Warenwirtschaft, Kalkulationen und vieles mehr ordentlich aufbereitet vorfinden würden? Eine allumfassende Lösung, die Ihnen viel Arbeit erspart? Wir haben uns TOPIX enterprise angesehen, ein Programm für mittlere und große Unternehmen, das all das verspricht. Wir haben uns speziell den Bereich der Auftragsabwicklung, -verwaltung und -bearbeitung vorgenommen.

TOPIX enterprise: wichtige Funktionen im Überblick

  • Enterprise-Ressource-Planning (ERP)
  • Customer-Relationship-Management (CRM mit Cockpit, Vertiebsprojekten und automatischer Angebotsverfolgung)

  • Auftragsabwicklung (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen)

  • Warenwirtschaft (Einkauf, Versand,
    Lager, Produktion u.a.)

  • Finanzen (Finanzbuchhaltung, Anlage-güter, Kostenrechnung u.a.)

  • Personal (Reisen, Zeiterfassung, Lohn, Recruiting)

  • Dienstleistungen (Akquise, Projekte u.a.)

  • Dazu: Chats, Umfragen, Workflow, -Kampagnen, Korrespondenz, Termine, Archivierung

Auftragsabwicklung mit One-Klick-Workflow

Zunächst: Auch wenn man administrative Aufgaben wie eine Auftragsabwicklung oder Warenwirtschaft eher mit Windows-Programmen in Verbindung bringt, können Sie als Apple-Anwender mit TOPIX enterprise ganz beruhigt sein. Die Software gibt es bereits seit Jahrzehnten auch für Mac OS X. Sie läuft auf jedem Mac stabil, schlank und effizient. Und selbst unterwegs müssen Sie sich keine Sorgen über Zugriff und Kompatibilität machen, eine komplementäre iPhone- und iPad App gibt es genauso wie einen Online-Zugang zu Ihren Daten.

Doch was genau kann das Programm? Beginnen wir mit einigen der wichtigsten Aufgaben. Mit TOPIX enterprise erstellen Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, also den Kern der meisten geschäftlichen Tätigkeiten. Sehr angenehm ist hier der Ein-Klick-Workflow, mit dem eine direkte automatische Datenübernahme gewährleistet wird. Schnell sind vorhandene Daten integriert, alle Positionen und Konditionen können Sie trotzdem weiterhin manuell ändern und Ihren Bedürfnissen anpassen. So müssen Sie sprichwörtlich kaum einen Finger krümmen, um Daten aus einem Angebot in einen Auftrag oder einem Lieferschein in eine Rechnung oder umgekehrt fließen zu lassen. Wenn Sie es wünschen, werden der Betreff, oder auch Anfangs- und Schlusstexte übernommen und alle relevanten Parameter automatisch an die Finanzbuchhaltung übermittelt. Auch individuelle Rabatte für spezielle Kunden lassen sich hier verankern.

Stichwort Automatisierung

Schon bei den ersten Schritten mit dem TOPIX-Programm werden Sie merken, dass der Automatisierungsgrad enorm hoch ist, ohne dass Sie dadurch die nötige Flexibilität verlieren. Nahezu alle Informationen aus Artikel-, Material- und Leistungsverzeichnissen können Sie direkt in Kundenanfragen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen übernehmen. Dabei verlieren Sie nicht die Möglichkeit, kundenspezifische Einträge wie Zahlungsbedingungen zu adaptieren. Denn auch diese finden auf Ihren Wunsch hin automatisch den Weg aus den Vorgaben Ihrer Firmendaten in die neu erstellten Dokumente, ebenso wie besondere Preise oder Erläuterungstexte. Zusätzlich können Sie mit TOPIX enterprise zu jeder Zeit eine Auswertung der Daten anfordern. Ein Controlling ist auf diese Weise schnell und ohne großen Aufwand möglich.

Die Vorteile von TOPIX enterprise

Firmen sind darauf angewiesen, dass jeder Arbeitsprozess möglichst wenig Energien, Ressourcen und Zeit verschwendet – und im besten Fall zeitgleich die Angestellten zufrieden stellt. Genau dies ist der Ansatz, den TOPIX verfolgt. Für Handel und Warenwirtschaft deckt die Enterprise Software alle Abläufe einer üblichen Vorgangskette ab. Somit müssen Sie für Ihre administrativen Arbeitsschritte keine zusätzlichen, nicht aufeinander abgestimmten Programme erwerben, sondern erhalten schnell, übersichtlich und einfach alles aus einer Hand. Ihre Mitarbeiter sind mit TOPIX Enterprise immer auf demselben Stand und sie genießen zudem einen hohen Grad an Automatisierung, welcher den Arbeitsalltag enorm erleichtert und beschleunigt.

Bei aller automatischen Abwicklung können Sie trotzdem alle Module des Programms flexibel konfigurieren. Und sollten Sie einige der Angebote, die Enterprise bietet, nicht benötigen, können Sie diese einfach auslassen und modular nur jene Fähigkeiten nutzen, die für Sie wichtig sind – egal, ob Sie mit Apples macOS oder Microsofts Windows arbeiten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die ständige Weiterentwicklung des Programms. Als Anwender profitieren Sie bei TOPIX von jahrzehntelanger Erfahrung und Entwicklung, die jedem Kunden Kontinuität und Sicherheit garantieren.

Wie umfangreich die Enterprise Software ist, können Sie unter anderem daran ablesen, dass sogar eine Telefonanbindung, der Versand von Mailings und ein Analytikreport für statistische Auswertungen damit möglich sind. Abschließend sei noch erwähnt, wie übersichtlich bei TOPIX selbst komplizierte Produktionsschritte abgebildet werden und wie gering der Administrationsaufwand des Programms ist.

Web: www.topix.de

Formulare schön in Form

Bei all der Automatisierung müssen Sie nicht fürchten, dass Ihre Rechnungen künftig aussehen, als kämen sie vom Finanzamt. Jedes Formular kann nach Ihrer Corporate Identity gestaltet und optisch angepasst werden. Somit sehen Ihre Dokumente aus, als seien sie vom Grafiker persönlich designed und abgesegnet worden, im Hintergrund laufen jedoch höchst effektive Algorithmen, die Ihren Mitarbeitern viel Arbeit ersparen.

Am Ende der Verarbeitungsketten stehen oft Ausdrucke oder ein Email-Versand – und auch das erledigt TOPIX. Selbst das dazugehörige Mail-Anschreiben lässt sich automatisieren, ein gewünschtes PDF wird ausgehenden Mails einfach beigefügt, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.