Wenn es um die Ausrichtung des eigenen Unternehmens geht, stehen die Produkte und Dienstleistungen an erster Stelle. Selbstverständlich müssen diese am Markt bestehen und für die Zukunft gewappnet sein. Doch vernachlässigen Sie gleichzeitig Bereiche wie Buchhaltung, Organisation, Steuerabwicklung oder Controlling, kann dies über kurz oder lang Ihrer Firma einen ähnlichen Schaden zufügen wie ein nicht wettbewerbsfähiges Produkt. Im Zentrum der genannten Aufgabengebiete und deren Zukunftstauglichkeit steht die Digitalisierung und Automatisierung. Schaffen Sie es, so viele administrative Schritte wie möglich zu automatisieren, sparen Sie bald Zeit, Geld und Nerven, die Sie stattdessen für Innovationen einsetzen können.
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Die Schritte zur Digitalisierung
Veränderungen bedeuten zwar immer auch Aufwand, dafür lohnt sich vor allem in der Wirtschaft das Umsatteln von analog auf digital. Mehr noch: Je früher Sie umdenken und Ihr Unternehmen automatisieren, desto schneller werden Sie davon profitieren. Stichwort: Steuerberatung. Wie der Diplom-Kaufmann, Master of International Taxation, StartUp-Gründer und Steuerberater Benjamin Bhatti erläutert, setzen immer mehr Steuerberater auf einen automatisierten Prozess: "Die Digitalisierung schreitet in allen Wirtschaftsbereichen voran, die Steuerberatung ist hiervon nicht ausgenommen." Das bedeutet sowohl für Selbstständige als auch für Unternehmen: Statt Schuhkartons mit Quittungen abzugeben, statt Excel-Tabellen, Filemakerlösungen, Adressprogramme oder DATEV-Insellösungen weiterzureichen, sparen Sie mit einer umfassenden Software sich selbst und dem Steuerbüro Zeit und somit bares Geld. Schließlich bezahlen Sie jede vom Berater in die Hand genommene und manuell einzugebende Rechnung, jedes einbezogene Dokument. "Die Vorteile", so Bhatti, "liegen auf Hand und lassen sich in einer Formel zusammenfassen: Mehr Qualität in weniger Zeit.“ Ganz nebenbei erfüllen Sie mit einer automatisierten Administration offizielle Vorgaben wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Je umfangreicher das von Ihnen zur Automatisierung genutzte Programm, desto größer der Nutzen für Ihre Firma. Die Business-Software TOPIX beispielsweise bietet mit den Modulen TOPIX Professional und TOPIX Enterprise neben der Vorbereitung des Jahresabschlusses noch zahlreiche weitere Fähigkeiten: Automatisierte Auftragsabwicklung, Rechnungswesen, Analysen, Workflow, eine DATEV-Schnittstelle, Warenwirtschaft und vieles mehr. Ob Ihr Unertnehmen auf Wachstum ausgerichtet ist oder mutmaßlich in einer bestimmten Größe verharrt: Die Zukunft ist digital und je analoger Sie agieren, desto beschwerlicher wird es auf Dauer.
Kosten und Nutzen
Zwar sind Programme wie jenes von TOPIX nicht kostenlos erhältlich, doch die Einsparungen, die Sie im Zuge der beschleunigten und vereinfachten Abläufe erzielen, sollten das für das Programm eingesetzte Geld schnell übertreffen. Wichtig ist, den ersten Schritt zu gehen, den Wandel von Papier zu Daten zu vollziehen. Bereits bei diesem Punkt weiß TOPIX zu glänzen, ist die Software doch darauf ausgerichtet, Ihnen mit einem modularen System den Übergang zu erleichtern. Sie können klein anfangen und nach und nach weitere Bereiche addieren. Zudem wird das Programm ständig erweitert. Erst kürzlich kam die sogenannte Tableau-Schnittstelle hinzu, die es Ihnen ermöglicht, unternehmensweite Auswertungen schnell und einfach zu erhalten und diese grafisch darzustellen.
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Wollte gerade interessiert die WhitePapers studieren, aber ständige Popups der Sorte „Dieter Z. hat gerade unsere tolle Software gekauft“ erinnern dann doch eher an eine Homeshopping Website. Interesse erloschen.
Kann ich komplett bestätigen. Unseriös.